Como salvar Word online como PDF
Baixe um documento do Word para a web como PDF, use a impressão do navegador como alternativa e converta um .docx sem abrir o Word. Veja o que conferir no arquivo.
No Word para a web, o caminho mais direto é baixar o documento como PDF pelo menu Arquivo. A exportação segue a paginação que aparece na tela, com as fontes disponíveis no serviço. Se essa opção não estiver disponível na sua conta, imprima a página pelo navegador como PDF ou converta o arquivo .docx com a ferramenta de Word para PDF.
O que o Word para a web exporta
O Word para a web renderiza o documento no navegador, e a exportação gera um PDF a partir dessa renderização. Isso significa que a página do PDF tende a ser idêntica à que você vê na tela, incluindo margens, cabeçalho, rodapé e numeração. A diferença aparece quando o documento depende de uma fonte que não está disponível no serviço, ou de recursos que só o programa de mesa aplica. O guia Word ou Google Docs para exportar PDF compara os dois caminhos.
Antes de exportar, confirme que todas as alterações foram salvas. O serviço grava as mudanças sozinho, mas uma edição recente pode ainda não ter chegado ao servidor quando você clica em baixar. Espere o indicador de salvamento terminar e só então exporte.
Baixar como PDF no Word para a web
- Abra o documento e vá ao menu Arquivo. É o menu de onde você normalmente salva ou faz download de uma cópia.
- Procure a opção de baixar ou exportar como PDF. Os nomes mudam com as atualizações do serviço. Se a opção não aparecer com esse nome, procure a palavra “PDF” dentro do menu de download.
- Confirme o nome do arquivo. O serviço costuma usar o título do documento, então ajuste o nome se ele tiver acento ou caracteres que o destinatário não aceita.
- Abra o PDF baixado no seu computador. Passe pelas páginas e confira o resultado antes de enviar a alguém.
Três caminhos para gerar o PDF
| Caminho | Quando usar | Cuidado |
|---|---|---|
| Baixar como PDF no Word para a web | Documento aberto no navegador | Fontes raras podem ser trocadas |
| Imprimir pelo navegador como PDF | Quando o menu de exportação não aparece | Margens e cabeçalho dependem da janela de impressão |
| Converter o arquivo .docx | Documento recebido por e-mail, sem o Word aberto | Documento com senha não abre |
A impressão pelo navegador é a alternativa mais universal. Escolha a opção de salvar como PDF no destino da impressão e confira a escala e as margens, porque o navegador pode reduzir a página para caber na largura. Para o documento ficar igual ao original, use a escala de 100%.
Quando a conversão de arquivo é melhor
Às vezes o documento chega por e-mail ou por mensagem e não precisa ser editado. Nesse caso, a ferramenta de Word para PDF resolve sem abrir nenhum programa. Ela recebe DOC, DOCX, ODT, RTF e TXT, e usa o LibreOffice para gerar o PDF com o texto como texto. Fontes comuns do Office, como Arial, Times New Roman e Calibri, são trocadas por equivalentes de mesma largura, então a paginação costuma ser a mesma; se uma fonte rara mudar, veja Word para PDF que trocou a fonte.
Se você enviar vários documentos de uma vez, o resultado vem como um ZIP com um PDF para cada arquivo, com o nome do original. Para juntar tudo em um arquivo só, passe o ZIP por um programa de descompactação e use a ferramenta de juntar PDF na ordem desejada.
O que a conversão não faz
Um documento protegido por senha não abre na conversão, então tire a senha no Word antes, se você conhece a senha. Macros nunca são executadas, e imagens ligadas a endereços da internet não são baixadas: só entra no PDF o que está dentro do arquivo. Se o seu .docx depende de uma imagem externa, salve essa imagem dentro do documento antes de converter.
Para documentos que pesam muito, o guia salvar Word em PDF leve explica por que o texto puro quase não pesa e onde está o peso. Se o PDF já saiu grande demais, a ferramenta de comprimir PDF resolve no nível adequado.
Conferir antes de enviar
Um PDF bem exportado tem a mesma quantidade de páginas, a mesma ordem e as mesmas tabelas do original. Confira a última página, porque é nela que quebras de página costumam ficar diferentes, e veja se comentários ou alterações rastreadas saíram sem querer (o guia sobre marcas de revisão do Word no PDF mostra como limpar). Se houver um índice ou um sumário com números de página, veja se os números ainda batem, porque uma fonte trocada pode empurrar um título para a página seguinte. Para decidir se numera no Word antes ou no PDF depois, veja numerar páginas de PDF: no Word antes ou no PDF depois.
Se você precisa do documento de volta em formato editável depois, o guia sobre abrir PDF no Word para editar mostra o que funciona e o que quebra no caminho inverso.
Perguntas frequentes
Como salvar um documento do Word online como PDF sem perder a formatação?
Use a opção de baixar o documento como PDF no menu Arquivo do próprio Word para a web. Ela exporta a página como o Word a mostra, com as fontes disponíveis no serviço. Abra o arquivo baixado e confira as quebras de página antes de enviar.
O PDF baixado do Word para a web tem as mesmas quebras de página do documento?
Na maioria dos casos, sim, porque o PDF segue a paginação que aparece na tela. Diferenças surgem quando o documento usa uma fonte que o serviço não tem ou quando tabelas e imagens mudam de página. Compare a última página do original com a do PDF antes de dar o arquivo como pronto.
Meu documento no Word para a web saiu como PDF sem os comentários. Por que isso acontece?
Comentários e marcações de revisão nem sempre entram na exportação, e a opção padrão pode deixá-los de fora. Antes de baixar, procure no painel de revisão a opção de mostrar as marcações e confira no PDF se elas aparecem. Se não aparecerem, a alternativa é exportar uma cópia com as marcações visíveis.
Dá para converter um arquivo .docx em PDF sem abrir o Word?
Dá, com a ferramenta de Word para PDF, que aceita DOC, DOCX, ODT, RTF e TXT. O arquivo é convertido no servidor com LibreOffice, e o texto sai como texto selecionável. Se o documento estiver protegido por senha, tire a senha no Word antes, porque a ferramenta não abre o arquivo protegido.