Papel Ofício ou A4 no PDF: como saber e trocar

O papel Ofício mede 216 × 330 mm, e o A4 mede 210 × 297 mm. Um PDF feito em A4 não preenche uma folha de Ofício, e o inverso também acontece. A diferença aparece na impressão, quando a margem fica desigual ou o conteúdo sai cortado. Conferir o tamanho da página e escolher a escala certa resolve quase todos os casos.

As medidas que importam

Os dois formatos são familiares, mas costumam ser confundidos porque ambos ficam perto um do outro na lista de tamanhos de papel. O A4 faz parte da série ISO, em que cada folha é metade da anterior. O Ofício tem medidas próprias, mais largo e bem mais alto. Em polegadas, o Ofício é de 8,5 × 13.

Para entender como o A4 é gravado dentro do arquivo, veja o guia sobre tamanho de página A4 no PDF. Qual formato é o certo para o seu documento quem define é o edital, o órgão ou quem vai receber a folha. Não existe uma regra geral, e o que vale é a exigência escrita. Se ela não aparece, pergunte antes de imprimir dezenas de páginas.

Como conferir o tamanho do PDF

1. No leitor de PDF. Abra o menu de propriedades do documento e procure a seção de descrição ou o campo de tamanho da página. Os leitores costumam mostrar a medida em milímetros ou polegadas.
2. No Mac. Abra o arquivo no Preview e use o inspetor, que mostra as dimensões da página. Ele fica em Ferramentas, e o nome exato varia entre versões.
3. Pela impressão. Na caixa de impressão, a prévia mostra se o conteúdo cabe na folha escolhida. Se a prévia já mostra o texto deslocado, o tamanho não bate.

Um PDF em A4 numa folha de Ofício não é um arquivo defeituoso, só um tamanho diferente do papel. Ele pode ser impresso sem problema, desde que a escala seja escolhida com cuidado; o passo a passo de levar um PDF de A3, Carta ou Ofício para A4 com ajuste ao papel mostra a escala de cada caso. As medidas lado a lado e o que cada ajuste faz com o conteúdo, do Legal ao Carta, estão em PDF Legal, Ofício ou Carta: como trocar o tamanho.

Imprimir sem perder margem

A caixa de impressão tem opções de escala que decidem o resultado. As mais comuns são a que ajusta a página ao papel, a que mantém o tamanho real e a que aumenta ou diminui uma porcentagem. Cada uma tem um efeito diferente.

• Ajustar ao papel: o conteúdo é ampliado ou reduzido para caber na folha escolhida. Boa para A4 em Ofício, com a desvantagem de mudar o tamanho da letra.
• Tamanho real: o conteúdo sai do tamanho original, centralizado. Se a folha é maior, sobra margem; se é menor, algo pode ficar de fora.
• Porcentagem: útil quando você precisa de uma escala exata, como 100 por cento para manter o tamanho real. Confira a prévia antes. Para saber que porcentagem usar entre A4, A3 e A5, veja PDF de A4 para A3 ou A5.

Antes de imprimir tudo, faça uma página de teste. Ela mostra se a margem está uniforme e se o rodapé não foi cortado, sem gastar folha à toa.

Quando o corte resolve e quando não resolve

O corte de margens do AjustaPDF tira a área em branco de cada página ou remove medidas em milímetros de cada lado. Ele é útil quando o problema é a folha ter margem demais, por exemplo num scan feito de lado. A área recortada passa a ser o novo tamanho da página, mas ela não vira um formato padrão como o Ofício.

Se o PDF saiu em Carta quando você esperava A4, o guia sobre PDF salvo em Carta em vez de A4 mostra a causa. Quando o arquivo mistura páginas de tamanhos diferentes, o guia sobre páginas de tamanhos diferentes no PDF explica o que acontece na impressão. Por isso, cortar um A4 não o transforma em Ofício. Se a exigência é o formato, gere o PDF novamente a partir do documento original, com o papel já configurado, e confira o tamanho antes de enviar. Se for preciso enviar um PDF já pronto, consulte o órgão sobre o formato aceito.

Quando o documento nasceu no Word

Se o PDF sai de um Word, o tamanho da página deve ser definido dentro do próprio programa, na aba de layout, antes de exportar. Assim o arquivo já nasce no formato certo e você não precisa corrigir nada depois. A conversão de Word para PDF usa o tamanho de página definido no documento, e a paginação costuma ser a mesma quando as fontes são comuns, então a configuração feita no documento é a que vale. Confira a paginação na primeira página antes de converter o restante.

Quando o formato é exigido por um sistema

Alguns portais e sistemas aceitam apenas um formato de página, e o erro costuma aparecer só depois do envio. Quando isso acontecer, procure a mensagem de erro e a página de ajuda do sistema, que costumam dizer o tamanho esperado. Não confie apenas na memória do que outras pessoas enviaram, porque a exigência muda.

Se o documento precisa ser de um tamanho e também ficar menor em peso, faça primeiro o ajuste de tamanho e depois a compressão, e não o contrário. Assim você compara o arquivo final com a exigência e não gasta tempo com versões que serão recusadas.