Dossiê do funcionário em PDF: juntar com cuidado (LGPD)

Para montar o dossiê de um funcionário em PDF dentro da LGPD, junte apenas os documentos que a finalidade exige, separe os dados sensíveis, como atestados, em arquivo próprio, proteja o conjunto com senha e defina quem pode acessá-lo. Juntar é a parte fácil. O cuidado está no que entra e em quem vê.

Quem responde pelo dossiê

Na relação de trabalho, a empresa é quem decide para que os dados do funcionário são usados. Pela LGPD, isso a torna controladora desses dados, e a responsabilidade pelo tratamento é dela, inclusive quando um fornecedor de PDF ou um contador processa o arquivo. Por isso, o dossiê não é um arquivo pessoal de quem monta: ele é um registro da empresa, com regras.

Quando um site de PDF entra na rotina, a empresa precisa de um contrato de tratamento de dados com esse fornecedor. Uma ferramenta gratuita, sem contrato, pode não cobrir o uso recorrente de documentos de funcionários; consulte o jurídico da empresa. O texto sobre LGPD ao enviar documento de cliente para um site de PDF explica a lógica, que vale também para folha e recursos humanos.

Princípio da necessidade: o que entra no dossiê

A LGPD, no artigo 6º, pede que o tratamento se limite ao mínimo necessário para a finalidade. Na prática, o dossiê deve conter o documento que comprova o fato, e não o prontuário inteiro. Para um afastamento, por exemplo, basta o documento que comprova o período e o motivo que a empresa precisa registrar, e não todo o histórico médico. O mesmo vale para a dispensa de quem atuou como mesário: entra o comprovante da Justiça Eleitoral, tratado em comprovante de mesário do TRE em PDF.

Antes de juntar, faça uma lista do que cada pasta precisa ter. A tabela mostra uma separação simples para o dia a dia.

Juntar sem misturar o que não deve

A ferramenta de juntar PDF copia as páginas de cada arquivo na ordem da seleção e não reprocessa as imagens. Isso significa que um atestado digitalizado com uma foto de celular entra com a foto inteira. Confira cada página antes de juntar, para não incluir um documento de outro funcionário que estava na mesma pasta.

A junção deixa de fora os metadados do documento original, como o nome do autor e o título, o que ajuda a não expor quem gerou o arquivo. Ela não remove o conteúdo das páginas. Se houver dado sensível escrito dentro de uma página, ele continua lá. O guia sobre metadados do PDF explica o que fica dentro de cada arquivo além do texto.

Passo a passo para um dossiê protegido

1. Liste os documentos que a finalidade exige, com base na rotina de RH e no que a empresa precisa guardar.
2. Separe os documentos sensíveis, como atestados, em um arquivo próprio e restrito (o que se confere num atestado em PDF está em atestado médico em PDF tem validade?).
3. Junte o restante na ordem de uma pasta padrão, como admissão, contrato, documentos pessoais e registros de férias.
4. Confira cada página e tire qualquer documento de outra pessoa que tenha entrado por engano.
5. Proteja o arquivo com a ferramenta de proteger PDF, que define só a senha de abertura (não bloqueia cópia nem impressão de quem a tem), e envie a senha a quem tem permissão, por outro canal.
6. Guarde o dossiê no sistema da empresa, com acesso controlado, e registre quem o acessou.

Assinatura digital e documentos originais

Contratos assinados com certificado digital têm uma assinatura que confirma a integridade do arquivo. Ao juntar o contrato em um dossiê, o arquivo muda e essa verificação deixa de valer no documento novo. A saída é guardar o contrato assinado original como registro e usar o dossiê apenas como índice de consulta. Para confirmar a validade de uma assinatura ICP-Brasil, o caminho é o validador oficial do ITI, em validar.iti.gov.br.

Prazo de guarda e descarte

A LGPD não define um prazo único para guardar documentos de funcionário. O prazo depende da obrigação que justifica cada documento, e a empresa deve confirmá-lo com o contador e o jurídico. Um dossiê sem prazo de revisão tende a acumular dados que ninguém usa mais, e isso aumenta o risco se houver um vazamento. O mesmo vale para os currículos que o RH recebe por e-mail, como mostra currículo recebido por e-mail: como guardar sem violar a LGPD.

Defina uma data de revisão anual para o dossiê. Nessa revisão, remova o que venceu a obrigação e mantenha o que ainda precisa ficar guardado. Quem não tem uma regra de descarte acaba guardando tudo para sempre.

O que a ferramenta não faz

Para os documentos de entrada e de saída, veja documentos de admissão no RH, ASO e exame admissional e rescisão e TRCT.

O AjustaPDF junta, protege e comprime os arquivos, mas não decide o que cada pasta deve conter, não define prazos de guarda e não controla quem acessa o sistema da empresa. Essas decisões são de RH, jurídico e TI, e o arquivo final depende delas para ser seguro.