Rescisão de contrato: juntar TRCT e guias em PDF
Como juntar o TRCT, as guias e os comprovantes da rescisão num PDF organizado, com a ordem certa e o que não sobrevive à junção. Veja o passo a passo.
Para juntar a documentação da rescisão em PDF, reúna o termo de rescisão, o holerite, os comprovantes de pagamento e as guias numa ordem cronológica e junte tudo num arquivo só para guardar. A junção não recomprime as páginas, mas cria um arquivo novo, e uma assinatura digital de origem deixa de valer nele. Por isso, documentos assinados devem ficar separados.
O que compõe a papelada da rescisão
A rescisão reúne documentos que vêm de fontes diferentes: a empresa, o banco, o governo e, às vezes, a clínica que fez o exame de saída. Não existe um modelo único, porque o que chega depende do tipo de desligamento (no pedido de demissão, por exemplo, entra a carta do empregado: veja carta de pedido de demissão em PDF) e da forma como a empresa organiza o RH. A tabela mostra os itens mais comuns e de onde costumam vir.
| Documento | De onde costuma vir | Como guardar |
|---|---|---|
| Termo de rescisão (TRCT) | Empresa ou sistema de RH | PDF original, sem alterações |
| Holerite de rescisão | Empresa ou portal do contracheque | PDF, com ou sem senha |
| Guias do seguro-desemprego | Portal do governo, quando aplicável | PDF baixado do próprio portal |
| Comprovante de saque do FGTS | Banco ou aplicativo do FGTS | PDF ou print legível |
| Exame demissional | Clínica que atendeu a empresa | PDF da clínica, se houver |
Como cada item vem de uma fonte, a primeira tarefa é reunir tudo num lugar só antes de qualquer conversão. Baixe os arquivos originais e evite renomeá-los no meio da coleta, porque um nome trocado dificulta achar o arquivo depois. Para o extrato do FGTS e as guias do seguro-desemprego, veja FGTS Digital: extrato em PDF e seguro-desemprego: documentos em PDF.
Passo a passo para montar o dossiê
- Separe os originais. Crie uma pasta com os arquivos como saíram das fontes, sem edição. Essa pasta é a cópia de referência.
- Converta o que não é PDF. Prints ou fotos do comprovante do FGTS viram PDF com a ferramenta de imagem para PDF, escolhendo A4 para manter o tamanho padrão.
- Resolva as senhas. Holerites costumam vir protegidos. Se você tem a senha, desbloqueie uma cópia. Se não tem, peça ao RH antes de seguir, porque o arquivo sem senha é o que você vai juntar.
- Ordene por data. Coloque o exame demissional, o holerite, o termo de rescisão, os comprovantes de pagamento e as guias na ordem em que aconteceram.
- Junte com o juntar PDF. Selecione os arquivos na ordem definida. Se algum documento tiver assinatura digital, deixe-o de fora e mantenha-o como arquivo separado.
- Confira cada página. Veja se os valores e as datas estão legíveis, se nenhuma página saiu em branco e se o total de páginas bate com a soma dos arquivos.
Por que a assinatura digital pede cuidado
Juntar cria um documento novo, e a assinatura digital de um dos arquivos de origem deixa de valer no resultado. Isso importa para o termo de rescisão, por exemplo, quando ele vier assinado digitalmente, e para certidões emitidas por cartório. O caminho seguro é guardar o arquivo assinado como ele veio e juntar só os demais.
Se a dúvida for sobre o que um arquivo assinado garante, o guia sobre o PDF assinado digitalmente explica por que o painel de assinaturas é a melhor fonte de resposta. Para documentos de cartório, o guia de documentos de cartório e notariado mostra o que não se deve juntar.
O que pode dar errado
O primeiro erro é juntar uma versão antiga do holerite com a versão final, porque a empresa às vezes reemite. Antes de juntar, confira a data de emissão de cada arquivo e mantenha só a última, com um nome que diga isso. O segundo erro é o tamanho: um dossiê com fotos de alta resolução pode passar do limite de um portal ou de um e-mail. Nesse caso, comprima o arquivo final no nível médio e confira a leitura, em vez de comprimir os arquivos separadamente.
Se o holerite está com senha, o guia holerite em PDF com senha mostra como abrir e salvar. O terceiro erro é deixar a senha de um holerite no mesmo arquivo do documento que você vai enviar. Se você compartilhar o PDF sem a senha, cuidado com o que mais ele contém. Guarde a senha separada e envie só o que o destino pediu.
Quando o dossiê é para um pedido ou uma disputa
Se a papelada for usada num pedido ao governo, num acordo ou numa ação, o dossiê precisa ser o que o destino aceita, não o que você acha melhor. Antes de enviar, pergunte o formato, o limite de tamanho e se os originais precisam ser entregues em papel. O mesmo cuidado vale para a admissão em outra empresa, que tem a sua própria lista, como mostra o guia sobre documentos de admissão para o RH.
Antes de enviar
Reúna os originais, converta o que for foto, resolva as senhas, ordene por data e junte o que não tem assinatura digital. Confira cada página antes de guardar, e mantenha os arquivos assinados separados e intactos.
Perguntas frequentes
Quais documentos da rescisão de contrato devo guardar em PDF?
Guarde o termo de rescisão (TRCT), o holerite com as verbas pagas, os comprovantes de pagamento, as guias que a empresa ou o governo emitiram e o comprovante do saque do FGTS, quando houver. Guarde também o exame demissional e a página da carteira com a anotação de saída, porque costumam ser pedidos depois.
O holerite da rescisão está com senha. Como abrir para juntar com os outros?
Se você sabe a senha, use a ferramenta de desbloquear PDF e salve uma cópia sem senha para juntar. Se não sabe, o AjustaPDF não quebra a senha, e o caminho é pedir a senha ao setor de RH ou ao contador da empresa. Guarde a versão original com senha como está.
Posso juntar o TRCT com o comprovante do FGTS num arquivo só?
Pode, se você não tiver outro destino que exija separado. Para guardar, um arquivo por tema é mais fácil de achar. Para enviar a um órgão, a banco ou a um advogado, pergunte o que eles pedem antes, porque cada um tem a sua forma de conferir.
Por quanto tempo preciso guardar a papelada da rescisão?
Não existe um prazo único que sirva para todos os casos, porque depende do tipo de documento e de eventuais disputas. Guarde tudo em pelo menos duas cópias, uma digital e uma física, e converse com um contador ou advogado se houver litígio ou dúvida sobre prazos.