Apostila de Haia eletrônica: o que não mexer no PDF
Por que a apostila de Haia eletrônica perde a validade ao ser juntada, comprimida ou convertida, e como conferir a assinatura antes de enviar ao destinatário.
A apostila de Haia, em versão eletrônica, é um PDF emitido pelo órgão competente e assinado digitalmente por ele. O que o torna válido é justamente o arquivo intacto: qualquer reprocessamento, como juntar, comprimir ou converter, pode quebrar a assinatura. Por isso, o cuidado principal com uma apostila eletrônica é não mexer nela, e não tratar o arquivo como um PDF comum.
O que é uma apostila eletrônica, em termos práticos
A apostila é uma certificação de que um documento público é autêntico, para ser usado em outro país que faz parte da Convenção da Apostila de Haia. Na versão eletrônica, essa certificação chega como arquivo digital, em vez de um papel com carimbo. O documento que recebe a apostila é o original, e a apostila é um anexo emitido pelo órgão; como o apostilamento brasileiro, regulado pelo CNJ, aparece na certidão, está em documento apostilado em PDF. Para quem vai apresentar, o que importa é que o conjunto seja verificável.
| Item | O que verificar | Erro que invalida |
|---|---|---|
| Arquivo da apostila | Se é o arquivo baixado do órgão, sem alteração | Converter, comprimir ou juntar |
| Assinatura digital | Se o leitor mostra a assinatura como válida | Reescrever o arquivo em outro programa |
| Código de verificação | Se o órgão indica onde consultar o documento | Enviar sem o código que permite a consulta |
| Documento de origem | Se a versão apostilada é a mesma que você quer usar | Enviar uma cópia que não corresponde à apostila |
Como conferir a assinatura antes de enviar
Abra o arquivo no leitor de PDF, sem salvar nenhuma alteração, e procure o painel de assinaturas. Um leitor atualizado mostra quem assinou, quando e se a assinatura está íntegra. Se o leitor avisar que o documento foi modificado depois da assinatura, o arquivo já não é o original, e a saída é pedir uma nova emissão.
- Baixe o arquivo direto do órgão. Não use o anexo de um e-mail que passou por outra pessoa, porque você não tem como saber se ele foi alterado.
- Guarde uma cópia intocada. Salve o arquivo original numa pasta à parte. Qualquer trabalho com o documento deve partir de uma cópia, e nunca do original.
- Confira a assinatura no leitor. Verifique se a assinatura aparece como válida e se o nome do órgão emissor confere com o documento.
- Verifique pelo código de consulta. Use o endereço ou o código indicado no próprio documento. Se o órgão tiver um canal de consulta, ele é a referência.
- Envie como está. Se o destinatário pede outro formato, pergunte se ele aceita a apostila eletrônica no formato original antes de converter qualquer coisa.
Quando você precisa juntar ou comprimir mesmo assim
Às vezes, o destinatário pede um arquivo só, ou o sistema de envio tem um limite que a apostila ultrapassa. Nesses casos, a alternativa não é mexer no arquivo da apostila, e sim fazer o pedido ao órgão. Peça uma nova emissão, ou pergunte se o destinatário aceita a apostila e os documentos em arquivos separados, cada um como foi emitido.
A junção também tira a assinatura de cada arquivo de origem. Se você precisa montar um pacote com outros documentos, faça isso com cópias sem assinatura, como traduções ainda não assinadas, e envie a apostila à parte. A ferramenta de juntar PDF não verifica assinaturas, então esse cuidado é seu.
A compressão tem o mesmo efeito. O nível média regrava as imagens para 150 DPI, e uma apostila com carimbos, selos e QR code pode perder a leitura desses elementos. Se o arquivo é pesado demais, não o comprima: fale com o órgão emissor.
Quando a tradução entra no caminho
Uma apostila costuma acompanhar um documento que foi traduzido para o idioma do país de destino (o rascunho da tradução de uma certidão para o inglês, por exemplo, está em traduzir certidão para inglês). Nesse caso, a tradução é um arquivo separado, com a assinatura do tradutor. O guia sobre tradução juramentada em PDF explica a diferença entre assinatura digital e assinatura desenhada. A apostila e a tradução devem seguir como arquivos distintos, cada um com a sua assinatura intacta. Para os documentos que passam por cartório antes da apostila, veja o guia sobre documentos de cartório e notariado em PDF, e para processos de cidadania, o de cidadania portuguesa em PDF.
O que o AjustaPDF faz e o que não faz
O AjustaPDF não emite apostila, não verifica a sua autenticidade e não valida assinaturas digitais no lugar do órgão ou do validador oficial. A ferramenta de assinar PDF cria uma assinatura visível, que não é certificado e não deve ser colocada num documento apostilado. Para conferir o que o seu arquivo contém depois de baixado, use o leitor de PDF, e não uma ferramenta de edição.
Perguntas frequentes
Posso comprimir ou juntar um PDF que já tem apostila eletrônica?
Evite. A apostila eletrônica costuma ser um PDF assinado digitalmente pelo órgão emissor, e qualquer reprocessamento, como juntar, comprimir ou converter, regrava o arquivo e pode invalidar a assinatura. Envie o arquivo como foi emitido e, se ele for grande demais, peça ao órgão uma nova emissão.
Dá para colocar a minha assinatura desenhada numa apostila?
Não. A apostila é um ato do órgão emissor, e a assinatura de quem pede não faz parte dela. Uma assinatura desenhada no AjustaPDF é uma imagem sem certificado, e não serve para validar um documento apostilado, que deve permanecer exatamente como foi emitido.
Como confiro se a apostila eletrônica é verdadeira?
Procure no próprio documento o endereço ou o código de verificação indicado pelo órgão emissor, e consulte o documento nesse canal oficial. Para uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil, a conferência técnica é feita no validar.iti.gov.br. Não aceite uma apostila que não tenha como ser verificada.
Por que o órgão recusou a apostila que eu converti para PDF?
Provavelmente porque o arquivo foi alterado depois da emissão. Uma conversão feita para caber no limite, uma junção com outros documentos ou uma compressão tira a assinatura de origem. Confira se o arquivo enviado é o mesmo que você baixou do órgão, sem nenhuma alteração.