Assinar no SEI como usuário externo: o passo a passo
Passo a passo para incluir um documento externo no SEI e assiná-lo com a senha do cadastro, com o que preparar no PDF antes de entrar no sistema.
No SEI, como usuário externo, você inclui um documento externo, envia o PDF e assina pelo próprio sistema com a senha do seu cadastro. A assinatura fica registrada no processo, e não dentro do arquivo: o PDF pode estar perfeito e, mesmo assim, precisar ser assinado no SEI. Prepare o arquivo antes de entrar e confira o que o órgão aceita.
Assinatura do SEI não é assinatura do PDF
No SEI, a assinatura é um registro feito pelo sistema, com o seu usuário, a data e a hora, ligado ao documento dentro do processo. Ela não é uma imagem colada na página. Por isso, assinar o arquivo antes de subir não substitui a assinatura no SEI quando o órgão a exige. Se o órgão pedir certificado digital, o próprio sistema mostra a opção correspondente na tela de assinatura.
Antes de entrar: prepare o arquivo
A maioria dos problemas acontece antes do upload. Um PDF bem preparado passa de primeira; um arquivo mal montado obriga a refazer a inclusão inteira. A tabela mostra o que conferir.
| Item | Como conferir |
|---|---|
| Um documento por arquivo | Cada peça vai como um PDF, com o tipo certo na inclusão. |
| Senha de abertura | O arquivo precisa abrir sem pedir senha no seu leitor. |
| Tamanho | Confira o limite na tela de inclusão e na mensagem de erro. |
| Ordem e orientação das páginas | Abra no leitor e percorra todas as páginas antes de anexar. |
| Texto pesquisável | Se o órgão pedir, aplique o OCR antes, como mostra o guia sobre PDF pesquisável. |
Passo a passo para incluir e assinar
Os nomes dos botões, e até as telas liberadas ao usuário externo, mudam entre versões do sistema e entre órgãos; alguns usam um módulo de peticionamento em vez da inclusão direta. Procure por termos como “Incluir Documento” e “Assinar”, e siga a ordem abaixo:
- Entre com o seu usuário externo no endereço de SEI que o órgão informou e abra o processo pelo número ou pelo link que recebeu.
- Clique em incluir documento e escolha a opção de documento externo, e não um documento interno criado no próprio SEI.
- Preencha o tipo do documento, a data e a descrição. Se a tela pedir o nível de acesso, escolha o que o órgão indicou: público ou restrito.
- Anexe o PDF, confira o nome que aparece na lista e salve a inclusão.
- Abra o documento salvo, escolha assinar e digite a senha do seu cadastro. Confirme.
- Confira que o documento aparece como assinado e baixe uma cópia para o seu arquivo pessoal.
Erros comuns que atrasam o protocolo
- Salvar sem assinar. O documento fica incluído, mas sem assinatura, e o órgão não o recebe como concluído.
- Nível de acesso errado. Um documento com dados pessoais de terceiros não deve ficar público por engano. Veja o cuidado com dados pessoais em PDF antes de anexar.
- Tipo de documento genérico. Escolher um tipo que não bate com a peça atrapalha a análise.
- Confiar só no nome do arquivo. Abra o PDF e confira se é a versão final, sem páginas faltando.
Como conferir que a assinatura ficou registrada
Depois de assinar, abra o documento no processo e confira três coisas: se ele aparece como assinado, se o seu nome de usuário e a data e a hora da assinatura estão no registro, e se o arquivo que aparece é o que você enviou. Se algum desses pontos estiver diferente, não espere o órgão avisar. Anote o número do processo, o nome do documento e a hora da assinatura, e procure a unidade que liberou o seu acesso.
Guarde também uma cópia do PDF enviado, com o mesmo nome que aparece no sistema. Se houver dúvida depois sobre a versão protocolada, essa cópia é a referência para comparar, sem depender de baixar tudo de novo pelo acesso externo.
O que o AjustaPDF faz nesse fluxo
O AjustaPDF ajuda na preparação do arquivo: juntar páginas de um mesmo documento, comprimir um escaneado que passou do limite e tirar a senha de um PDF que é seu. Ele não entra no SEI, não conhece a sua senha do sistema e não assina por você no processo. A assinatura que vale no SEI é a feita dentro dele. Para o contexto geral de assinar documentos oficiais, o guia sobre gov.br e ICP-Brasil explica a diferença entre as formas de assinatura, e o glossário define o termo assinatura eletrônica simples.
Se o órgão pede PDF com texto selecionável, veja o guia sobre PDF pesquisável no SEI. Se também há limite de tamanho, o guia sobre PDF no SEI e o limite do órgão mostra como encontrar esse número sem chutar.
Para quem também usa a conta gov.br em outros serviços, veja assinar PDF com gov.br no computador. A base legal do documento eletrônico está em o que a MP 2.200-2 diz sobre documento eletrônico, e a etapa de OCR é tratada em documento externo no SEI com PDF pesquisável.
Perguntas frequentes
Preciso assinar o PDF no AjustaPDF antes de subir o documento no SEI?
Não para a assinatura do SEI, que é feita dentro do sistema com a senha do seu cadastro. Uma assinatura visual no PDF só faz sentido se o órgão pedir essa etapa por outro motivo. Quando a regra não estiver clara, pergunte à unidade antes de anexar o arquivo.
Por que o SEI não me deixa assinar o documento externo que acabei de incluir?
Vale checar três coisas: se o seu usuário externo tem acesso ao processo, se a inclusão foi salva até o fim e se a senha do cadastro está certa. Se nada disso resolver, a unidade que liberou o seu acesso é quem consegue ajustar a permissão.
Depois de assinar um documento externo no SEI, posso baixar uma cópia?
Em geral sim: o documento fica no processo e a cópia pode ser baixada pelo próprio sistema, respeitando o nível de acesso definido. Guarde um arquivo no seu computador logo depois de assinar, porque o acesso de usuário externo depende da liberação do órgão e pode mudar.
O que fazer se o PDF não sobe no SEI por causa do tamanho?
Veja o limite que a tela de inclusão mostra ou a mensagem de erro. Se o arquivo passar, comprima em média e confira a legibilidade; se ainda passar, divida em partes e pergunte ao órgão como anexar. Não existe um número universal, porque cada órgão configura o próprio limite.