Enviar PDF por e-mail no iPhone: Mail, Gmail e o limite de anexo
Como anexar e enviar um PDF pelo app Mail, Gmail ou Outlook no iPhone, o que é o Mail Drop e como comprimir quando o provedor recusa o arquivo.
Para enviar um PDF por e-mail no iPhone, abra o app Mail, escreva a mensagem e toque no ícone de anexo para escolher o arquivo no app Arquivos. Se o arquivo for grande, o Mail pode oferecer o Mail Drop, que manda um link no lugar do anexo. Quando o provedor do destinatário recusa o arquivo, comprima o PDF antes de tentar de novo.
Anexar pelo app Mail
Toque no botão de escrever, preencha o destinatário e o assunto e, com o cursor no corpo da mensagem, toque no ícone de anexo. Em versões recentes do iOS, a opção aparece na barra acima do teclado. Escolha Arquivos, navegue até a pasta onde está o PDF e toque nele. O arquivo entra como anexo e aparece como um cartão no fim do texto.
Antes de enviar, abra o PDF pelo próprio cartão do anexo (se ele nasceu de um documento do Office no celular, veja salvar Word, Excel ou PowerPoint em PDF pelo celular). Se ele abrir e as páginas aparecerem inteiras, o arquivo está íntegro. Se o PDF tiver senha de abertura, mande a senha por outro canal, como uma mensagem separada. Um e-mail com o arquivo e a senha no mesmo lugar anula a proteção.
O que é o Mail Drop e quando ele aparece
Mail Drop é o recurso da Apple que troca um anexo grande por um link de download. O arquivo é enviado para o armazenamento do iCloud, e o destinatário recebe no e-mail um endereço para baixá-lo. Ele aparece quando o anexo é grande demais para o caminho normal do e-mail, e o app pergunta se você quer usar o recurso ou cancelar o envio.
Para quem recebe, a diferença importa. O link precisa de internet para baixar o arquivo e pode expirar depois de um tempo. Em empresas com política que bloqueia links externos, o PDF pode nem chegar. Se o destinatário precisa do arquivo anexado ao próprio e-mail, por exemplo para um sistema que só aceita anexo, cancele e comprima antes; o guia comprimir, dividir ou mandar link compara as três saídas pelo destino.
Gmail e Outlook no iPhone
Os apps do Gmail e do Outlook também anexam PDFs pelo app Arquivos, pelo mesmo ícone de anexo. A diferença está no que acontece com o arquivo grande. O Gmail tem um limite de 25 MB por e-mail (conta o tamanho do arquivo, não o tamanho em disco) e, acima disso, oferece um link do Google Drive. O Outlook depende da conta e do provedor, e o número aceito aparece no próprio erro quando o envio é recusado.
| Caminho de envio | Limite conhecido | O que o destinatário recebe |
|---|---|---|
| App Mail, arquivo pequeno | Depende do provedor do destinatário | O anexo |
| App Mail, arquivo grande | O Mail oferece o Mail Drop | Um link de download |
| App Gmail | 25 MB por e-mail | O anexo, ou um link do Drive acima do limite |
| App Outlook | Depende da conta | O anexo, ou um link, conforme o caso |
Quando o provedor recusa o anexo
A mensagem de devolução, que costuma chegar logo depois do envio, diz que o e-mail é grande demais ou que o anexo foi rejeitado. Esse aviso é a melhor informação que você tem: ele mostra o problema sem precisar adivinhar o limite. Com o número em mãos, o caminho é comprimir PDF com a opção de tamanho máximo, que tenta os níveis leve, média e forte, nessa ordem, e devolve o primeiro resultado que caiba.
Se o limite for pequeno, como um teto de 5 MB, use diretamente a página de comprimir PDF para 5 MB. Ela é o mesmo motor da ferramenta geral, com o alvo já definido. O resultado fica igual ou abaixo do alvo, nunca exatamente nele.
O que a compressão mexe no PDF
Comprimir reduz a resolução das imagens, como fotos e páginas escaneadas. O texto continua sendo texto e não perde nitidez. Dois efeitos merecem atenção. Um PDF de formulário preenchível perde os campos editáveis, porque eles viram texto fixo. E uma foto de celular colada num PDF pode ficar mais suave no nível forte. Se nenhum desses casos se aplica, a perda costuma ser pequena. Para entender o termo, a compressão explica o que acontece com cada imagem.
Quando o documento tem muitas páginas e mesmo o nível forte não cabe, divida o PDF em partes e envie em e-mails separados, cada um com o número da parte no assunto. É mais trabalho para quem envia, mas evita um e-mail que nunca chega.
Antes de apertar Enviar
- Confirme o tamanho do cartão do anexo, e não o do arquivo no Arquivos, porque o e-mail codifica o anexo e ele fica maior do que o arquivo original.
- Confira se o nome do arquivo diz o que é o documento.
- Avise no corpo se o arquivo foi comprimido ou dividido, para o destinatário não estranhar a qualidade.
Se você envia pelo Gmail, o limite de 25 MB descrito acima é o que vale. O guia sobre PDF grande demais para o Gmail mostra como identificar esse caso pela mensagem de erro e o que pedir ao destinatário.
Quem recebe pode ter problemas para abrir o anexo: veja PDF recebido no Gmail que não abre. Para reduzir o arquivo antes do envio, comprimir por nível ou por tamanho alvo compara os caminhos, e zipar PDF reduz o tamanho? responde se compactar ajuda.
Perguntas frequentes
O que é o Mail Drop no iPhone e por que meu e-mail chegou como link?
Mail Drop é um recurso do app Mail que envia anexos grandes como um link de download, em vez de anexar o arquivo ao e-mail. Quando o app oferece essa opção, ele está evitando que o e-mail seja recusado pelo servidor. O destinatário clica no link e baixa o PDF; se ele precisa do arquivo dentro do e-mail, comprima antes e envie de novo.
Como comprimir um PDF no iPhone antes de anexar no app Mail?
Abra o PDF no navegador do iPhone, envie para a ferramenta de comprimir e escolha o nível médio ou a opção de tamanho máximo. Baixe o arquivo reduzido para o app Arquivos e anexe essa cópia no Mail. Confira se o texto continua legível antes de enviar.
Gmail no iPhone não anexa PDF acima de 25 MB, o que fazer?
O Gmail aceita anexos de até 25 MB no total do e-mail. Passando disso, ele sugere um link do Google Drive. Se o destinatário não puder abrir links, comprima o PDF para caber no limite ou divida o documento em partes com um nome que indique a ordem, como parte-1-de-3.
O Outlook do iPhone recusou meu PDF, qual limite de anexo vale?
O limite de anexo do Outlook depende da conta e do provedor do destinatário, e pode ser menor do que o do Gmail. Quando o envio falha, a mensagem de erro costuma dizer qual o tamanho aceito. Use esse número como meta de compressão e não o chute de outro serviço.