Como imprimir o DANFE com a chave de acesso e salvar em PDF
Passo a passo para consultar a nota pela chave de acesso de 44 números, gerar o DANFE ou salvar a página em PDF, e saber quando o XML é o documento que vale.
Para imprimir o DANFE a partir da chave de acesso, consulte a nota no portal nacional da NF-e ou no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado, digite os 44 números da chave e gere o documento pela própria página. Se a consulta não oferecer o DANFE, use Imprimir e Salvar como PDF no navegador. O XML continua sendo o documento fiscal; o PDF é a representação da nota.
O que é a chave de acesso e onde ela aparece
A chave de acesso é a sequência de 44 números impressa no topo do DANFE, logo abaixo do título “Chave de acesso”. Ela também aparece no próprio XML, dentro da tag que identifica a nota, e na mensagem que o emitente costuma mandar por e-mail ou WhatsApp. Com ela, qualquer pessoa consulta a nota nos portais públicos, sem login da empresa emissora; no cupom do varejo, a NFC-e, a consulta sai pelo QR code.
Os números não são aleatórios. Eles indicam o estado, o mês e o ano de emissão, o CNPJ de quem emitiu, o modelo, a série e o número da nota, além de um dígito verificador. Por isso a consulta é tão exata: um único número trocado leva a uma nota que não existe ou, raramente, a outra nota.
Passo a passo pela consulta pública
- Abra o portal nacional da NF-e ou o portal da SEFAZ do estado do emitente. Em versões recentes, a opção aparece com o nome de consulta de NF-e ou consulta por chave de acesso.
- Digite os 44 números da chave, sem letras nem pontos. Se a página não aceitar o que você colou, apague os espaços e tente de novo.
- Confirme a verificação que a página pedir, se ela pedir alguma. Se a tela não carregar, tente outro navegador antes de desconfiar da chave.
- Confira a situação da nota e os dados do emitente e do destinatário. Só depois disso gere o documento.
- Se houver botão de DANFE, baixe o PDF. Se não houver, use Imprimir e Salvar como PDF, escolhendo o destino “Salvar como PDF” em vez de uma impressora física.
- Baixe também o XML, quando a página oferecer, e guarde os dois arquivos com o mesmo nome.
Imprimir ou salvar: qual caminho usar
Os três caminhos levam ao mesmo conteúdo, mas entregam coisas diferentes. A tabela resume quando cada um serve:
| Caminho | Quando usar | O que você leva |
|---|---|---|
| Botão de DANFE na consulta | A página oferece o documento | PDF gerado pelo portal |
| Imprimir e Salvar como PDF | A consulta mostra a nota, sem botão | PDF feito pelo seu navegador |
| Baixar o XML | Contador, sistema ou fisco pedem o original | O documento fiscal em si |
O PDF do navegador tem uma limitação: ele copia o que a página mostra naquele momento. Se a consulta exibir a situação da nota, esse campo vai junto, mas não se atualiza depois. Por isso, guarde a data em que você consultou, no nome do arquivo ou numa anotação.
Quando o XML basta e quando o DANFE é necessário
Para a contabilidade, a escrituração e a guarda do documento fiscal, o XML é o arquivo que vale, porque é ele que foi autorizado e que um sistema consegue ler. O DANFE serve para quem precisa ver a nota em papel ou em PDF: uma pessoa que confere os itens, um cliente que pede a via impressa, um caso de garantia ou de devolução de mercadoria em que a loja pede o documento.
Na prática, guarde sempre o XML e gere o DANFE quando alguém pedir. Se você só tem o PDF, a nota continua existindo, mas o arquivo que o contador consegue importar é o XML. A nota avulsa, emitida no portal da Fazenda para quem não pode emitir por outro sistema, tem o seu caminho em NFA-e avulsa em PDF.
O que pode dar errado
- Chave com um número errado. A consulta devolve “nota não encontrada”. Confira a chave com o DANFE aberto lado a lado, não de memória.
- Nota de outro estado. Algumas consultas exigem o portal do estado do emitente, não o nacional. Se a primeira não encontrar, troque o portal.
- Página que some ao imprimir. Alguns layouts escondem a parte da consulta com a situação da nota. Use a opção de visualização de impressão antes de salvar, ou salve a página de outra forma e confira o PDF.
- PDF gigante. A página inteira pode sair com anúncios ou menus. Se o arquivo ficar pesado demais para enviar, comprima o PDF depois, sem perder o conteúdo do DANFE.
Onde o AjustaPDF entra
O AjustaPDF não gera DANFE a partir de XML, e não consulta a nota no seu lugar. Ele entra depois de você ter o PDF: se a consulta abre sem login e sem verificação, a conversão de página para PDF gera o arquivo a partir do endereço; se várias notas precisam ir num arquivo só, use juntar PDF. Para a diferença entre o XML e o DANFE, vale ler o guia sobre o XML da NF-e. Quando a nota chega junto de outros comprovantes, o passo a passo está em juntar notas fiscais em um PDF.
Se a nota é de consumidor e traz o CPF, veja como ocultar o CPF antes de publicar ou anexar; para mandar o arquivo a alguém, dê um nome claro ao PDF antes do envio. Quem só tem o XML pode ler como abrir o XML da nota no celular.
Perguntas frequentes
A consulta da NF-e pela chave de acesso mostra um botão para baixar o DANFE em PDF?
Depende do portal. Alguns estados e o portal nacional oferecem o DANFE para download a partir da consulta da chave; outros mostram só os dados da nota. Quando não houver o botão, abra a página da nota e use Imprimir e Salvar como PDF no seu navegador, que gera o mesmo conteúdo visível na tela.
O DANFE impresso ou em PDF tem valor de nota fiscal?
O DANFE é o documento auxiliar da nota. A nota fiscal eletrônica válida é o XML autorizado pela SEFAZ, e o DANFE é a representação gráfica dele. Para a maioria dos casos, guarde o XML e o DANFE juntos, e use o XML quando um contador ou sistema pedir o arquivo original.
Por que a chave de acesso da NF-e tem 44 números e um erro em um deles faz a nota não aparecer?
Os 44 números codificam o estado e o mês e ano de emissão, o CNPJ do emitente, o modelo, a série, o número da nota, o tipo de emissão e um dígito verificador no fim. Esse dígito é conferido pelo portal: se você digitar um número errado, a consulta não encontra a nota, ou encontra outra. Copie a chave do próprio DANFE em vez de digitar de cabeça.
Imprimi o DANFE de uma nota que depois foi cancelada: posso guardar como comprovante?
Antes de guardar ou enviar, consulte a situação da nota na própria página de consulta. Uma nota cancelada aparece como cancelada na consulta, mesmo que o DANFE impresso ainda mostre os dados originais. Se a situação não estiver clara, peça ao emitente o XML atualizado.