Assinar documento para o PJe: certificado, PJe Office ou nada?

No PJe, a assinatura que muitas peças exigem é a digital, feita com certificado ICP-Brasil, normalmente pelo PJe Office, programa que roda no seu computador. Uma imagem de assinatura colada no PDF é outra coisa. Vale como assinatura eletrônica simples, mas só serve no PJe quando a regra do tribunal aceitar esse formato para aquele documento.

Dois tipos de assinatura que se confundem

A palavra “assinatura” cobre duas coisas diferentes, e o PDF guarda cada uma de um jeito. A diferença aparece na hora de conferir o documento e de responder se ele vale para o tribunal.

Para entender a diferença por dentro, veja o glossário sobre assinatura digital e o termo assinatura eletrônica simples.

O que é o PJe Office

O PJe Office é o programa que o tribunal costuma indicar para assinar documentos com certificado digital dentro do PJe. Ele roda no computador, lê o certificado e devolve a assinatura ao sistema. O certificado A1, em arquivo PFX ou P12, não deve ser enviado a ninguém, como explica arquivo PFX e P12. A instalação, a versão e o passo a passo são do tribunal. Se o programa não abre no navegador ou pede um componente que você não reconhece, a página de ajuda do tribunal costuma ter o instalador certo e a orientação para o seu sistema operacional.

Um detalhe que atrapalha muita gente: nem toda peça passa pelo PJe Office. Algumas são assinadas no próprio fluxo de envio, e outras só precisam estar em PDF legível. Leia o que o tribunal pede para cada tipo de peça antes de instalar qualquer coisa.

Quando o PDF deve ir sem assinatura própria

Em geral, o PDF de uma petição ou de um anexo sobe para o PJe sem assinatura gravada nele. A assinatura com certificado acontece na hora de protocolar, quando o sistema pede para assinar o envio pelo PJe Office. Nesse fluxo, assinar o PDF antes não é o que o tribunal pede e só cria um arquivo que você não pode mais comprimir ou editar. O PDF já assinado digitalmente por outra pessoa, como uma certidão ou um substabelecimento assinado pelo advogado que substabelece (substabelecimento em PDF), vai como veio. Confirme essa lógica no manual do tribunal, porque os detalhes mudam de um para outro.

Quando o PDF não deve ter assinatura visual

Se o tribunal pede assinatura digital dentro do envio, uma imagem colada no PDF não resolve o problema e não deve ser usada como única assinatura. Ela não prova quem assinou nem quando. Já se o documento é só um anexo que não exige assinatura, a assinatura visual pode bastar, desde que o tribunal aceite esse formato. Em caso de dúvida, pergunte antes de enviar: é mais barato corrigir uma pergunta do que refazer o protocolo.

A ordem certa: feche o arquivo antes de assinar

Assinatura digital é sensível a qualquer mudança posterior. Por isso, a sequência importa mais do que a ferramenta escolhida:

1. Monte o arquivo final: junte as páginas, divida se for preciso e aplique o OCR em documentos escaneados.
2. Comprima, se o limite exigir. A compressão mexe nas imagens e precisa acontecer antes da assinatura.
3. Confira as páginas no leitor, na ordem e com a legibilidade necessária.
4. Assine por último, com o certificado ou com o programa indicado pelo tribunal.
5. Não edite nem comprima o arquivo depois. Se precisar, refaça a assinatura sobre a versão nova.

O que o AjustaPDF faz e o que não faz

A ferramenta assinar PDF do AjustaPDF cria a assinatura visual: você desenha, digita o nome ou envia uma foto dela e posiciona na página. Ela não usa certificado ICP-Brasil, não cria assinatura digital e não valida assinaturas de terceiros. Para checar uma assinatura ICP-Brasil, use o validador oficial do ITI, em validar.iti.gov.br. O guia sobre certificado A1 ou A3 ajuda a escolher o tipo certo, e o texto sobre assinatura colada como imagem explica o limite dessa forma de assinar.

Perguntas para fazer ao tribunal

• Este tipo de peça exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil?
• O envio é feito com o PJe Office ou pelo próprio sistema?
• Existe um formato, um tamanho ou um número de páginas que a assinatura precisa respeitar?
• Quando o documento tem anexos assinados por terceiros, eles precisam chegar com a assinatura intacta?

Com essas respostas em mãos, o resto é rotina: fechar o arquivo, assinar uma vez e enviar a versão que ficou pronta.

Se a peça exige certificado e você ainda não tem um

O certificado A1 é um arquivo instalado no computador, com validade definida. O A3 fica guardado num cartão ou num token, e o computador precisa do leitor correspondente para usá-lo (o caminho sem Adobe está em assinar PDF com token A3 sem Adobe). Quem não tem nenhum dos dois precisa obter um com uma autoridade certificadora antes de qualquer prazo, e esse processo leva dias, às vezes mais. Por isso, confira a validade e o tipo do certificado na semana anterior ao prazo, e não no dia do envio. Escolher o tipo certo antes de comprar evita retrabalho.

Antes de assinar, confira se o arquivo não vai ser recusado: PDF encriptado no PJe. Para entender o que cada modalidade de assinatura prova, leia assinatura simples, avançada e qualificada e como funciona o hash da assinatura digital.