Protocolo digital na prefeitura: montar os anexos em PDF
Como anexar documentos num protocolo digital da prefeitura: a ordem entre preencher, assinar e comprimir, o modo Até um tamanho e o que a compressão faz nos formulários.
Para anexar documentos a um protocolo digital da prefeitura, separe cada arquivo por tipo, converta fotos e scans para PDF, junte os anexos de cada pedido e, por último, comprima apenas se o arquivo passar do limite que o sistema informa. Confira a legibilidade antes de enviar, porque a análise é feita sobre o que chega, não sobre o papel original.
Quais arquivos a prefeitura costuma pedir
Cada município tem o seu sistema e a sua lista de documentos. Um pedido de alvará, de certidão ou de reparo de calçada pode exigir, por exemplo, o requerimento preenchido, a cópia do documento pessoal, a escritura ou o contrato de aluguel e uma foto do local (a troca de titularidade da conta de luz ou água pede lista parecida, como em troca de titularidade de luz ou água). Antes de converter qualquer coisa, leia a lista do serviço e marque o que você tem em cada item. O que não está na lista costuma voltar pedindo complemento.
A ordem certa: preencher, juntar, comprimir e só então assinar
A sequência importa mais do que as ferramentas. Preencha o requerimento, junte os anexos, comprima se precisar e só então aplique uma assinatura digital (ICP-Brasil ou gov.br). Comprimir reescreve as imagens e achata os campos, e qualquer alteração depois da assinatura digital gera um arquivo diferente do que foi assinado e invalida a assinatura. Uma assinatura em imagem não tem essa trava, mas confira a página assinada depois de comprimir.
| Nível | Resolução das imagens | Quando usar |
|---|---|---|
| Leve | 300 DPI | Redução pequena: num teste com scan A4 de 300 DPI, o arquivo saiu sem mudança |
| Média | 150 DPI | Equilíbrio para tela e envio por portal, com scans legíveis |
| Forte | 72 DPI | Quando o limite é baixo; fotos ficam visivelmente mais suaves |
| Até um tamanho | O melhor nível que caiba | Quando o sistema informa um limite exato em MB |
Como comprimir até o limite da prefeitura
- Anote o limite que o sistema mostra, em MB, e o formato aceito. Se o sistema não informar nada, tente antes sem comprimir: o arquivo original pode já caber.
- Abra a ferramenta de comprimir PDF e escolha o nível “Até um tamanho”. Informe o valor do limite, sem arredondar para cima.
- A ferramenta tenta o leve, depois o médio e depois o forte, sempre a partir do arquivo original, e entrega o primeiro resultado que caiba. Quando algum nível cabe, o arquivo sai igual ou abaixo do limite.
- Se o aviso disser que nem o forte coube, o documento é grande demais para um arquivo só. Divida-o por intervalo de páginas e envie as partes numeradas.
- Abra o resultado em 100% de zoom e confira carimbos, datas e assinaturas manuscritas. Se alguma parte estiver ilegível, a compressão foi forte demais para aquele documento.
Um teste com uma página A4 de exemplo mostra a diferença. Um scan em tons de cinza de 300 DPI, com 2,5 MB, ficou em 462 KB no nível médio e em 157 KB no forte. Uma página de texto exportada do Word, por outro lado, já tinha 3 KB e não mudou em nenhum nível, porque não há imagem para reduzir.
O que a compressão mexe no formulário
Esse é o ponto que mais pega quem envia requerimento preenchido. A compressão achata os campos de formulário: o que foi digitado continua aparecendo na página, mas não pode mais ser alterado no leitor de PDF. Se o formulário é o próprio documento, e não um comprovante, guarde a versão editável e envie-a no seu estado final. Para anexos, como scans e fotos, a achatada não faz diferença.
Quando o problema não é o tamanho
Um protocolo recusado nem sempre é por peso. Nome de arquivo com acento ou espaço, PDF protegido por senha e arquivo que o sistema não consegue abrir são causas comuns. O guia Portal recusou o PDF? Causas comuns e como corrigir cada uma lista cada uma delas. Se o PDF tem senha, tire-a antes com a ferramenta de desbloquear PDF, desde que você tenha a senha e o direito de usá-la.
Onde o AjustaPDF entra
O AjustaPDF comprime no servidor, com o Ghostscript, e apaga o arquivo processado assim que a resposta sai. Ele não conhece as regras da sua prefeitura: o limite, o formato e a lista de documentos vêm do sistema do município, e é nele que você deve conferir. Se o anexo final precisar caber num limite mais baixo, a página de compressão para 2 MB usa o mesmo motor.
Para descobrir o limite de qualquer sistema, veja limite de PDF no gov.br, e-CAC e PJe; para pedidos de obra e alvará, alvará e licenças da empresa e aprovação de projeto na prefeitura, e para o pedido de licença de funcionamento, licença de funcionamento: juntar os documentos do pedido em PDF.
Guarde a cópia exata que foi enviada, junto com o número do protocolo e o comprovante de envio. Se a prefeitura pedir o documento de novo, você precisa do mesmo arquivo, e não de uma versão refeita de memória. O PDF da consulta de viabilidade de nome e endereço, com o número do protocolo, é um caso típico, descrito em consulta de viabilidade em PDF.
Perguntas frequentes
A prefeitura recusou o PDF por tamanho. O que fazer?
Veja o limite na própria mensagem ou na tela de envio e comprima o arquivo no modo “Até um tamanho”, informando esse valor. A ferramenta entrega o primeiro nível que caiba, igual ou abaixo do limite. Se nem o nível forte couber, divida o documento em arquivos menores e numere cada um.
Posso comprimir o requerimento depois de preenchido?
Pode, mas com um cuidado. A compressão achata os campos de formulário: o valor continua visível, e o campo deixa de ser editável. Se a prefeitura precisa que alguém ainda altere algo no formulário, envie a versão original e comprima apenas os anexos.
Posso juntar a declaração e os anexos em um PDF só?
Em geral sim, se o sistema aceitar um arquivo por protocolo. Junte na ordem em que o requerimento cita cada anexo, confira o total de páginas e o tamanho final. Se a prefeitura pede arquivos separados, não junte: envie cada documento no campo correspondente.
O PDF assinado digitalmente precisa ser comprimido?
Não, se a assinatura já vale para o órgão. Comprimir reescreve o arquivo, e uma assinatura digital feita antes deixa de valer no resultado. Por isso, comprima antes de assinar e envie o arquivo assinado sem mexer nele depois.