Despachante: como juntar os documentos do cliente em um PDF

Para o despachante, o arquivo que sai do escritório é o processo inteiro. A regra que evita retrabalho é simples: um PDF por processo, com as páginas na ordem em que o órgão confere. Monte a lista de documentos antes, junte cada processo num único arquivo e comprima só se o portal exigir. Juntar copia as páginas sem recompressão.

Um PDF por processo, não um PDF por cliente

Um mesmo cliente pode ter vários pedidos abertos ao mesmo tempo: uma renovação, uma transferência, uma segunda via. Se todos os documentos vão para um PDF só, o órgão precisa procurar a página certa, e o cliente recebe um arquivo que não serve para mais nada. Um PDF por processo facilita a exigência, o reenvio e o arquivo do escritório.

O nome do arquivo também conta. Alguns portais recusam nomes com acento ou espaço. O caminho mais seguro é usar o padrão que o próprio órgão mostra nos exemplos, como processo-numero-tipo.pdf, e conferir o nome antes do envio.

Monte a lista antes de juntar

1. Liste o que o órgão exige para aquele tipo de processo. A fonte é o site oficial, o manual do serviço ou a orientação escrita pelo próprio órgão, não a lista de outro cliente.
2. Abra cada arquivo antes de juntar. Um PDF corrompido ou com senha de abertura quebra a operação inteira. Se estiver protegido, tire a senha antes.
3. Selecione na sequência da lista. A ferramenta respeita a ordem em que você escolhe os arquivos. Selecionar pela ordem das pastas é a causa mais comum de página fora do lugar.

Quantos arquivos cabem em cada rodada

O limite não é só de tamanho. Cada operação aceita um número máximo de arquivos, e o plano define também quantas operações entram por dia. Esta tabela mostra os números do AjustaPDF:

Conta esse número antes de começar. Cada rodada de juntar reduz a quantidade de arquivos em um a menos do que o limite da operação, porque o resultado vira um arquivo só. Com doze documentos, o plano sem conta precisa de onze operações de dois arquivos, mais do que as 3 por dia; o grátis, de três rodadas de cinco. Para um escritório que monta dez processos por dia, o Pro é a conta que fecha.

Dados pessoais de terceiros

Um dossiê de despachante costuma ter CPF, RG, comprovante de endereço e certidões. Esses dados são de terceiros, e a LGPD trata quem decide o tratamento como controlador. O serviço de PDF entra como operador, e o envio é uma decisão do escritório. Leia o que a LGPD muda ao enviar documento de cliente para um site de PDF antes de fazer o primeiro lote.

Algumas medidas reduzem o risco sem tirar a praticidade: envie só o que o processo exige, não o dossiê inteiro; apague os arquivos locais que não precisam mais existir; e não repasse o PDF final por canais abertos quando houver outra opção. Os arquivos são processados no servidor e apagados assim que a resposta sai; a exceção é o pedido de assinatura, que fica cifrado até todos assinarem.

Assinatura e cartório: a ordem que preserva a validade

Juntar é uma operação que cria um documento novo. Por isso, uma assinatura digital que estava num dos arquivos de origem não aparece no resultado. Em documentos de cartório, a regra prática é manter o arquivo assinado como anexo próprio sempre que o órgão aceitar anexos separados. Quando o órgão exigir um arquivo único, peça orientação sobre qual versão deve ser enviada. Se o documento for assinado de novo, leia como montar documentos de cartório em PDF sem invalidar a assinatura.

Quando o arquivo montado fica pesado

Depois de juntar, o arquivo pode passar do limite do portal. A ordem recomendada é juntar primeiro e comprimir depois, porque um arquivo único é comprimido de uma vez e costuma ficar menor do que cada parte comprimida separadamente. Os níveis são leve (300 DPI, para impressão), média (150 DPI, para tela e e-mail) e forte (72 DPI). Se o portal tem um teto em MB, use a opção de tamanho máximo. Ela tenta os três níveis, nessa ordem, e entrega o primeiro que caiba.

Dois cuidados. Comprimir achata formulário preenchível, então os campos viram texto fixo. E, se nem o nível forte couber, a ferramenta devolve o menor resultado com um aviso: o caminho é dividir o processo em partes, o que também resolve a exigência de alguns sistemas. Quando a recusa vier de um portal, veja as causas comuns de recusa e como corrigir cada uma.

O que a ferramenta não faz

O AjustaPDF junta, separa, comprime e organiza páginas. Ele não gera DANFE a partir de XML, não preenche o formulário do órgão e não valida assinatura ICP-Brasil por você: para isso, o caminho é o validador do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, em validar.iti.gov.br. Use a ferramenta para montar o arquivo; a conferência do conteúdo continua sendo do escritório.

Para organizar a sequência depois de juntar, use organizar páginas. Se o órgão pedir arquivos separados, o caminho inverso é dividir o PDF por intervalo de páginas.