Proposta de licitação assinada e em PDF/A: a ordem certa das etapas

Para entregar uma proposta de licitação assinada e em PDF/A, feche primeiro o texto, converta para PDF/A, junte os anexos e só então assine o arquivo final. A ordem importa: a conversão reescreve o arquivo e qualquer alteração depois da assinatura digital a invalida. O tipo de assinatura e o formato exigidos estão no edital, não em nenhuma ferramenta.

O edital define o formato antes do arquivo

Dois pontos decidem tudo: que tipo de assinatura o edital pede e se ele exige PDF/A. Alguns editais aceitam assinatura eletrônica simples. Outros pedem assinatura digital com certificado ICP-Brasil ou o assinador do gov.br. Alguns pedem arquivo de arquivamento explicitamente. Leia a seção de apresentação de propostas e os modelos de declaração, porque é lá que a exigência costuma aparecer, às vezes em mais de um lugar.

Se o edital for omisso, pergunte por escrito ao setor de licitações ou ao pregoeiro, antes do prazo de entrega, e guarde a resposta junto com a proposta. Uma dúvida respondida por e-mail vale mais do que a sua interpretação do edital, principalmente quando o formato errado pode fazer a proposta ser desconsiderada.

O que é PDF/A e por que ele aparece em licitação

PDF/A é uma versão do PDF pensada para arquivamento de longo prazo. As fontes ficam embutidas, as cores são definidas e o arquivo não depende de recursos externos para abrir igual em outro computador daqui a anos. Um PDF comum pode abrir com uma fonte trocada, uma cor diferente ou uma imagem faltando, dependendo do leitor. Para um documento que pode ser conferido muito tempo depois, essa previsibilidade é o motivo da exigência.

A ferramenta de PDF para PDF/A oferece três níveis. O PDF/A-2b é o recomendado para uso geral. O PDF/A-1b existe para sistemas antigos que só leem a primeira versão do padrão. O PDF/A-3b aceita arquivos anexados dentro do documento. A conversão fixa a forma do arquivo, mas não certifica o conteúdo nem a autoria. Quem assina continua sendo a parte que responde pela proposta.

A ordem certa: montar, converter, assinar

1. Feche o conteúdo. Proposta, planilha de preços, declarações e atestados na versão final (o balanço e a DRE, quando exigidos, têm a montagem descrita em balanço patrimonial e DRE em PDF). Converta textos e planilhas para PDF antes de qualquer outra etapa, com Word para PDF ou Excel para PDF.
2. Junte os anexos. Use juntar PDF com os arquivos na ordem que o edital pede. Declarações que já chegaram em PDF entram como estão, sem recompressão.
3. Converta para PDF/A. Use a conversão no nível que o edital indicar; na falta de indicação, o PDF/A-2b é a escolha padrão da ferramenta.
4. Assine por último. A assinatura digital vai no arquivo que será entregue, e não entra mais nenhuma etapa depois dela.

Note que a junção também invalida assinaturas digitais de arquivos de origem: juntar cria um documento novo, e a assinatura de um dos anexos não passa para ele. Por isso o PDF/A e a junção vêm antes da assinatura, sem exceção.

Assinar: simples, avançada ou qualificada

A ferramenta de assinar PDF coloca a imagem da sua assinatura na página e, se você quiser, a data. Isso é uma assinatura eletrônica simples. Ela vale entre particulares que aceitam esse método, mas não substitui o certificado ICP-Brasil nem o assinador do gov.br. Quando o edital pedir assinatura digital, use o assinador com certificado. O AjustaPDF não valida a assinatura ICP-Brasil por você.

Há uma exceção de ordem para a assinatura por imagem. O texto da data que a ferramenta escreve usa uma fonte padrão do PDF que não fica embutida no arquivo, e PDF/A exige fonte embutida. Se o edital aceita assinatura por imagem e exige PDF/A, o mais seguro é assinar antes e converter por último. Em qualquer caso, confira o arquivo final num validador como o veraPDF. Para um documento mais simples, como a ordem de serviço, veja ordem de serviço assinada em PDF.

Para conferir se uma assinatura digital é válida, o caminho é o validador do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, em validar.iti.gov.br. Para a diferença entre os dois tipos de assinatura e quando ela importa, o guia sobre assinatura gov.br e ICP-Brasil explica em detalhe.

Confira antes de enviar

O que pode dar errado

• Converter depois de assinar. A assinatura digital deixa de valer. Refaça tudo na ordem certa, e não tente corrigir o arquivo assinado.
• Juntar depois de assinar. O mesmo problema: a junção cria um documento novo, e a assinatura não o acompanha.
• Tamanho acima do limite do sistema. Se precisar comprimir, faça antes da conversão para PDF/A e confira o formato de novo depois, porque a compressão reescreve o arquivo.
• Assinatura eletrônica onde o edital pede digital. Uma imagem de assinatura não atende a exigência de assinatura digital, mesmo que o arquivo esteja perfeito.

Há um ponto de fechamento sensato: a proposta é o documento de maior peso da licitação, e vale conferir a versão entregue abrindo o arquivo final em outro computador ou leitor antes do prazo. Os guias sobre documentos de licitação em PDF e quando usar PDF/A cobrem o restante do pacote de documentos. Se o sistema recusar o arquivo, as diferenças entre PDF/A-1b, 2b e 3b e as causas de PDF/A reprovado na validação ajudam a achar o motivo. Para a carta de apresentação de um perito ou consultor que envia proposta com currículo e certificados, veja carta de apresentação do perito ou consultor em PDF.