Ordem de serviço assinada em PDF: como assinar sem imprimir
Como assinar uma ordem de serviço em PDF sem imprimir: campos que ela precisa ter, assinatura em todas as páginas, data e o que fazer quando a ordem muda.
Para assinar uma ordem de serviço em PDF, gere o documento com número, data, descrição e valor, abra o arquivo no assinar PDF, desenhe ou digite a sua assinatura, posicione-a no campo de assinatura e salve. Se o cliente também precisa assinar, o pedido de assinatura gera um link para ele.
O que a ordem de serviço precisa ter para valer
Uma ordem assinada é prova de que o cliente pediu um serviço nas condições escritas. Ela só cumpre esse papel se o conteúdo estiver completo. Os campos mais importantes são o número sequencial, a data de abertura, a identificação do cliente com documento, a descrição do serviço, o valor e a forma de pagamento, o prazo de execução e o espaço para assinatura. Sem um desses, a ordem perde força como registro. Para o orçamento aprovado antes da ordem, veja oficina: aprovar orçamento em PDF com a assinatura do cliente.
| Campo | Onde fica no PDF | Por que importa |
|---|---|---|
| Número da ordem | Cabeçalho, em todas as páginas | Permite localizar a ordem em qualquer conversa |
| Descrição do serviço | Corpo, em lista ou parágrafos curtos | Define o que foi contratado e o que não foi |
| Valor e pagamento | Bloco próprio antes da assinatura | Evita discussão sobre o total e a parcela |
| Assinatura e data | Última página, com campo marcado | Mostra quando e por quem foi aceita |
Passo a passo para assinar a ordem
- Gere a ordem em PDF a partir do modelo. Se o modelo está no Word, use a conversão de Word para PDF, ou o próprio comando de salvar como PDF do programa.
- Confira os dados com o cliente antes de assinar: nome, documento, endereço do serviço e valor. Assinar uma ordem com dado errado é o erro mais caro desse processo.
- Abra o PDF no assinar PDF e envie o arquivo.
- Crie a assinatura. Desenhe com o dedo no celular ou com o mouse no computador, ou digite o nome. Se já tem a assinatura escaneada, envie a foto dela.
- Posicione e repita se o modelo tiver mais de uma página com assinatura. Marque a data de hoje se quiser que ela entre junto.
- Salve e guarde o PDF assinado com o número da ordem no nome do arquivo.
A assinatura feita dessa forma é uma imagem colocada na página. Ela segue para o servidor junto com o PDF, na hora de salvar, e não fica guardada depois disso. Na próxima ordem, você desenha de novo.
Quando o cliente também precisa assinar
Se a ordem vira um compromisso dos dois lados, por exemplo um serviço de instalação com visita técnica, o cliente precisa assinar também. Nesse caso, use o pedido de assinatura. Você marca onde cada parte assina, data e nome, e manda um link individual. O cliente abre no navegador, desenha a assinatura e confirma, sem criar conta. Nesse caso o PDF não é apagado na hora: ele fica cifrado no servidor até todos assinarem e some 7 dias depois da última assinatura, ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Para um contrato de serviço, veja como mandar o contrato de prestação de serviço para o cliente assinar.
Quando tudo estiver assinado, a última página do PDF final lista quem assinou, quando e de qual navegador, além do código SHA-256 do documento enviado. Essa página é o registro de que a versão assinada é a mesma que foi mandada. Para saber se uma assinatura desenhada vale, leia assinatura colada como imagem no PDF tem validade. Para ver as diferenças entre esse registro e uma assinatura certificada, leia o guia sobre gov.br e ICP-Brasil.
O que fazer quando a ordem muda
Uma ordem assinada não deve ser editada. Mesmo que a alteração pareça pequena, o documento deixa de ser exatamente aquilo que o cliente aceitou. Se o serviço mudou, há duas saídas. A primeira é emitir uma ordem nova, com outro número, e marcar a antiga como cancelada no seu sistema. A segunda é fazer um aditivo, um documento curto que diz o que mudou e referencia a ordem original.
Essa regra vale também para o caso de erro de digitação. Corrigir uma letra depois da assinatura gera um arquivo com conteúdo diferente do que foi lido. Por isso a conferência deve acontecer antes de assinar, e não depois. Quando o serviço termina, o prazo e as exclusões da garantia vão num termo à parte: termo de garantia de serviço em PDF.
Onde guardar a ordem assinada
A ordem é o seu comprovante de serviço. Guarde o PDF assinado em duas pastas separadas, de preferência com backup, e use o número da ordem no nome do arquivo para encontrá-lo sem abrir cada um. Se a ordem vai a um contador ou a um sistema de gestão, mantenha uma cópia local com o mesmo nome.
Lembre que o arquivo assinado contém os dados do cliente. Se ele sair do seu controle, quem o recebe também recebe o CPF, o endereço e o valor. Compartilhe só com quem precisa dele, e prefira mandar o PDF por link a anexá-lo em mensagens que ficam guardadas em vários celulares. Para serviços que envolvem dados mais sensíveis, o contrato com o cliente deve dizer como essas informações são guardadas.
Perguntas frequentes
Como assinar uma ordem de serviço em PDF sem imprimir?
Abra o PDF da ordem no assinar PDF, desenhe a assinatura com o dedo ou o mouse, digite o nome ou envie uma foto dela, clique onde ela deve ficar e salve. Dá para incluir a data de hoje no mesmo passo. O arquivo assinado sai pronto para enviar ao cliente, sem impressão e sem digitalização.
A assinatura desenhada em PDF tem validade para uma ordem de serviço?
Entre particulares, a assinatura eletrônica simples costuma ser aceita quando as partes concordam com esse formato, e ela serve bem para um serviço de rotina. Ela não é assinatura digital ICP-Brasil. Para órgão público, cartório ou um serviço de valor alto que exige formalidade, use certificado digital ou gov.br.
Posso corrigir uma ordem de serviço já assinada e enviada?
Não é recomendado editar o PDF assinado. Se houve erro de valor, prazo ou descrição, emita uma nova ordem com outro número e informe o cliente que a anterior ficou cancelada. Assim, cada versão assinada corresponde ao que foi combinado naquele momento.
Quantas páginas de uma ordem de serviço precisam ser assinadas?
Só a última costuma levar a assinatura, mas em contratos de várias folhas o costume é rubricar cada página. Use a opção de repetir a assinatura em todas as páginas, que a copia na mesma posição em cada folha, e confira se o cliente aceita as rubricas na forma que você combinou.