ONG: como montar a prestação de contas de um edital em PDF

A prestação de contas de um edital é avaliada pela ordem e pela rastreabilidade: cada despesa precisa estar no item certo e ser fácil de achar. Monte um PDF por item exigido, junte os comprovantes daquele item em ordem cronológica e só depois faça o arquivo final para envio. Juntar copia as páginas sem recompressão, então as notas ficam como foram escaneadas ou fotografadas.

Comece pelo edital, não pela pasta de notas

Quem define a estrutura da prestação de contas é o edital, e às vezes o modelo de relatório que ele anexa. A lista de itens e documentos desses textos é a lista do seu PDF. Uma pasta de comprovantes organizada pela data do pagamento ajuda na conferência do extrato, mas não diz ao avaliador onde cada nota entra. Por isso, a primeira tarefa é transformar o texto do edital numa tabela de conferência.

1. Copie os itens do edital para uma planilha. Uma linha por item, com o valor previsto, os documentos exigidos e o nome que o edital usa para ele.
2. Associe cada comprovante a um item. Nota fiscal, recibo, extrato e folha de pagamento entram no item da despesa que comprovam, e não na pasta de origem.
3. Nomeie os arquivos antes de juntar. Use data e número do documento, como 2026-03-12-nf-1482.pdf. A ferramenta respeita a ordem em que você seleciona os arquivos, mas o nome ajuda quando alguém precisa abrir uma página específica depois.

Um PDF por item, e depois o conjunto

Um PDF por item tem uma vantagem prática: se o avaliador pedir esclarecimento sobre uma despesa, a página está no lugar certo e a correção de um item não obriga a reenviar o projeto inteiro. Quando o sistema aceita um arquivo só, a mesma separação pode ser feita dentro do PDF, com um índice na primeira página que aponta a página de cada item.

Limites: do plano da ferramenta e do sistema do órgão

Há dois conjuntos de limites, e eles não são o mesmo. O AjustaPDF aceita, por operação, 2 arquivos sem conta, 5 com conta grátis e 50 no plano Pro, com 25, 50 ou 200 MB por arquivo. O limite que importa para o envio, porém, é o do sistema de prestação de contas. Esse número muda de órgão para órgão e de edital para edital, então não existe um valor padrão que sirva para todos. Procure-o no próprio edital, no manual do sistema ou no texto de ajuda da página de envio, como no caso de um projeto cultural inscrito em edital. Para enviar um plano de negócios a um banco ou edital, veja plano de negócios em PDF para banco ou edital: como enviar.

Quando a mensagem de erro não indica o tamanho, a saída é ler o manual ou perguntar ao órgão antes do prazo, e não tentar adivinhar. Guarde a resposta por escrito junto com o processo.

Quando o item passa do limite

Um item com muitas notas escaneadas passa do limite antes do resto. Há duas saídas, e elas podem ser combinadas. A primeira é reduzir o peso: o nível média leva as imagens a 150 DPI, e a opção de tamanho máximo tenta os três níveis, nessa ordem, até o primeiro que caiba. A segunda é separar: a divisão por intervalo de páginas gera um arquivo por trecho, e a divisão por tamanho máximo faz o corte sozinha. Se os comprovantes são escaneados, leia por que um PDF escaneado fica tão pesado e como reduzir.

Um cuidado específico de prestação de contas: a compressão achata campos de formulário, então um relatório preenchido em PDF editável vira texto fixo. Se o avaliador precisar corrigir um valor, guarde a versão editável em separado.

O que sobrevive ao juntar

Juntar traz as páginas, as anotações e os campos de formulário editáveis. Ele deixa de fora marcadores, camadas, rótulos e os metadados do documento. Na prática, o sumário clicável do relatório não chega ao arquivo final: para manter a navegação, crie um índice em página própria. O detalhe está em links e sumário que somem ao juntar PDF.

Um comprovante protegido só por senha de permissão junta sem problema, mas o arquivo resultante sai sem essa proteção. Isso não tem impacto no envio, porém vale saber se o documento era confidencial. Quando a senha é de abertura, tire-a antes de juntar, porque o arquivo não é lido sem ela.

Onde o AjustaPDF entra e onde não entra

A ferramenta junta, divide, comprime e reordena páginas. Ela não preenche a planilha do edital, não confere os valores contra o extrato e não decide se uma despesa é elegível. Essa conferência é de quem responde pelo projeto, e ela deve acontecer antes do arquivo ser montado, não depois. Para o método geral de montar a prestação de contas, o guia juntar comprovantes em um PDF cobre a parte que serve a qualquer tipo de prestação; antes dela, o projeto apresentado ao patrocinador tem a estrutura de projeto social em PDF para patrocinadores.

Para juntar os itens, use juntar PDF; para trocar a ordem das páginas depois, use organizar páginas. Se o sistema exigir arquivos separados, dividir o PDF por intervalo faz o corte sem precisar refazer a montagem.