Arquivo .DEC e PDF da declaração de IR: para que serve cada um
Diferença entre o arquivo .DEC, que só o programa da Receita abre, e o PDF da declaração e o recibo de entrega, e como guardar os dois para banco e contador.
O arquivo .DEC é a cópia editável da declaração do Imposto de Renda: ele só o programa da Receita abre, e serve para reabrir, corrigir e reenviar a declaração. O PDF é uma cópia para ler, imprimir e enviar a quem pede. Para guardar a declaração completa, salve os dois, com o recibo de entrega junto, porque cada um serve a uma função diferente.
O que é cada arquivo
O .DEC é gerado pelo programa do Imposto de Renda, o gerador oficial da Receita, e guarda os dados da declaração em um formato que só esse programa interpreta. Ele é a base para mexer na declaração depois de preenchida. O PDF é uma página ou um conjunto de páginas com o conteúdo visível, sem a possibilidade de reabrir a declaração para editar.
O recibo de entrega é outro documento. Ele confirma que a declaração foi enviada e traz o número do recibo. Ele é o que bancos, órgãos e cartórios costumam pedir para comprovar que a declaração existe. Depois do envio, a versão para consulta e download costuma ficar disponível no próprio site da Receita; o caminho exato muda de um ano para outro.
Para que serve cada um
| Arquivo | Para que serve | Quem abre |
|---|---|---|
| .DEC | Reabrir e corrigir a declaração | Só o programa da Receita |
| PDF da declaração | Ler, imprimir e enviar o conteúdo | Qualquer leitor de PDF |
| Recibo de entrega | Comprovar o envio | Qualquer leitor de PDF |
Se você só tem o .DEC, não há atalho para transformá-lo em PDF fora do programa. Abra o arquivo no programa, confirme que os dados são os que foram enviados e gere a versão impressa por lá.
Quem declarou pelo aplicativo Meu Imposto de Renda ou pela versão web não tem um .DEC para guardar: nesses casos, o que existe é o recibo e a declaração que a própria Receita permite baixar, e é isso que você salva em PDF. O .DEC é produto do programa instalado no computador.
Como guardar os dois
- Salve o .DEC da versão enviada, sem renomear o conteúdo, mas com um nome que tenha o ano-base e a palavra “original” para não confundir com correções.
- Gere o PDF da declaração pelo programa e guarde-o na mesma pasta, com o mesmo ano-base.
- Baixe o recibo de entrega pelo site da Receita e salve-o como PDF junto dos outros dois.
- Se houve retificadora, guarde o .DEC da nova versão e o recibo dela. Não substitua o arquivo anterior, porque ele mostra o que foi enviado antes.
Quando pedir o PDF e quando pedir o .DEC
Bancos e financiamentos costumam pedir a cópia impressa da declaração e o recibo; confirme com quem pede qual versão quer. Um contador que vai revisar a declaração pede o .DEC, porque é nele que ele abre e confere os campos. Quando alguém pedir “a declaração do IR”, pergunte qual dos dois quer, em vez de enviar um e torcer para que sirva.
O recibo confirma o envio e o número de controle (como também os recibos de DCTF e DMED que o contador guarda), mas não reproduz todos os campos da declaração. Se alguém pedir o valor de um bem ou de um rendimento específico, a fonte é o PDF da declaração, e não o recibo. Por isso, guarde os dois, e não use o recibo como substituto da declaração completa.
Ao juntar a declaração com outros documentos num único arquivo, use só o PDF e o recibo. O .DEC não entra num PDF, porque não é um documento de leitura. Se o pedido tem prazo curto, gere o PDF pelo programa logo no início, em vez de esperar o dia do envio.
O que pode dar errado
- Renomear o .DEC. O arquivo continua o mesmo, mas um nome confuso leva a abrir a versão errada. Coloque o ano-base e a versão no nome.
- Guardar só o PDF. Quando precisar corrigir a declaração, você vai precisar do .DEC; o PDF não reabre a declaração.
- Recibo de outra versão. Se houve retificadora, o recibo mais novo é o que vale para quem pede a versão atual.
- PDF com as páginas fora de ordem. Ao juntar, confira a ordem antes de enviar.
Onde o AjustaPDF entra
O AjustaPDF não abre o .DEC e não gera a declaração a partir dele. Ele ajuda depois que o PDF e o recibo existem: a ferramenta de juntar PDF monta os dois num arquivo só, na ordem que o banco pede, e a compressão reduz o arquivo se o portal de destino tiver um limite. Para outros documentos que costumam acompanhar a declaração, veja o guia sobre salvar e proteger a declaração em PDF e o guia sobre os comprovantes para malha fina.
Se o arquivo de um ano antigo se perdeu, como recuperar declarações de anos anteriores em PDF mostra por onde começar. Dar a cada documento um nome com ano e tipo ajuda, como em como renomear um PDF antes de enviar; e quem lança o mês a mês pode ver o livro-caixa mensal do autônomo.
Perguntas frequentes
Posso abrir o arquivo .DEC da declaração do IR no Adobe Reader ou no celular?
Não. O arquivo .DEC é gravado pelo programa da Receita e só ele consegue reabri-lo para editar a declaração. Um leitor de PDF não mostra o conteúdo, e um conversor de PDF não transforma o .DEC em PDF. Se precisa de um documento para ler ou enviar, gere o PDF pelo próprio programa da Receita.
O banco pediu a declaração do IR em PDF com o recibo: são dois arquivos ou um só?
Em geral são dois, e a juntada é um passo separado. O recibo de entrega é o comprovante de envio, e a declaração impressa é o documento com os dados. Junte os dois com a ferramenta de juntar PDF, na ordem que o banco indicar, e confira se as duas primeiras páginas batem com o que foi enviado.
Preciso guardar o arquivo .DEC da declaração do imposto de renda para sempre?
A orientação mais citada é guardar declaração e comprovantes por cinco anos, mas o prazo depende do seu caso e das regras vigentes, então confirme com a Receita ou com o contador. Enquanto isso, guarde o .DEC do ano junto com o recibo de entrega e o PDF da declaração, na mesma pasta.
Como salvar o recibo da declaração do IR em PDF pelo celular?
Abra o recibo no navegador do celular, depois toque em compartilhar ou nos três pontos e escolha imprimir. Na tela de impressão, use a opção de salvar como PDF. Se o recibo já estiver em PDF, basta baixar o arquivo e renomeá-lo com o ano-base, sem colocar o CPF no nome do arquivo.