DEFIS e Simples Nacional: guardar recibo e DAS em um PDF por ano
Como guardar o recibo da DEFIS e os DAS pagos do Simples Nacional em um PDF por ano, com nomes que facilitam achar a prova depois. Passo a passo e tabela.
Para guardar a DEFIS do Simples Nacional, salve o recibo de entrega que o portal emite quando a declaração é transmitida, junte a ele os DAS quitados do ano e mantenha um PDF por ano-calendário com um nome que diga o ano, o CNPJ e o conteúdo. O recibo é a prova de que a declaração foi entregue e de qual versão o sistema recebeu.
O que entra no arquivo do ano
A DEFIS é a declaração anual das empresas optantes pelo Simples Nacional (ME e EPP). O MEI não entrega DEFIS: ele usa a declaração anual própria do MEI, e o guia de comprovantes do DAS do MEI cobre esse caso.
Um arquivo anual útil reúne só o que comprova a entrega e o pagamento. Não é preciso guardar tudo que passou pela sua empresa no período: o excesso só dificulta achar a prova quando ela é pedida.
- O recibo de entrega da DEFIS do ano-calendário, como o portal gerou ao transmitir.
- Recibos de retificação, se a declaração foi refeita. Eles entram ao lado do original, nunca no lugar dele.
- Os DAS quitados, um por mês, com o comprovante do pagamento de cada um.
- O relatório de receita bruta que você usou para conferir os números, guardado à parte, porque é uma planilha ou uma exportação que pode mudar.
Passo a passo para montar o PDF anual
- Baixe o recibo no portal do Simples Nacional, no ano-calendário certo. Se a tela não oferecer um arquivo, use Imprimir no navegador e escolha Salvar como PDF no destino. Nas versões recentes de Chrome, Edge e Firefox, essa opção fica no próprio diálogo de impressão.
- Baixe o DAS de cada mês que foi pago e o comprovante de pagamento correspondente. Se o banco entregar o comprovante só como tela, salve-o em PDF do mesmo jeito.
- Renomeie cada arquivo com um padrão fixo, como
2025-01-das.pdfe2025-recibo-defis.pdf. Assim a ordem da pasta fica igual à ordem do arquivo final. - Junte na ordem: recibo da DEFIS primeiro, depois os DAS de janeiro a dezembro. Se houver retificação, ela vem logo depois do recibo original.
- Abra o PDF resultante e confira se todas as páginas aparecem, se os valores estão legíveis e se o número do recibo está no topo de cada documento.
- Guarde a pasta original com os arquivos separados. O PDF anual é uma cópia de conveniência; a prova que alguém pode pedir continua sendo cada documento como foi emitido.
Juntar ou manter separado
| Documento | Entra no PDF anual? | Motivo |
|---|---|---|
| Recibo de entrega da DEFIS | Sim, como primeira página | É a prova de que a declaração foi transmitida |
| Recibo de retificação | Sim, depois do original | Mostra qual versão ficou válida |
| DAS quitados com comprovante | Sim, em ordem mensal | Prova o pagamento de cada competência |
| Relatório de receita bruta | Não, fica à parte | Planilha ou exportação que muda com o tempo |
O que pode dar errado
O erro mais comum é guardar a tela do recibo como imagem, por captura de tela. A imagem mostra o que estava na tela, mas o texto não fica pesquisável e a qualidade depende do zoom usado na hora. Se a captura for a única opção, converta-a com Imagem para PDF e confira se os números estão nítidos.
Outro problema é juntar arquivos com nomes que não dizem nada, como documento (3).pdf. Daqui a dois anos ninguém sabe qual era o recibo. Um padrão de nome, aplicado no momento do download, poupa a busca depois.
Por fim, a junção não apaga nada, mas também não transporta tudo. Marcadores, camadas e metadados do documento original ficam de fora do resultado. Para um recibo e uma série de DAS, isso não faz diferença; para um documento com índice navegável, faça a junção só depois de guardar a cópia original.
Onde o AjustaPDF entra
O AjustaPDF não acessa o portal do Simples Nacional nem a Receita Federal: ele só recebe os arquivos que você baixou e os junta. A operação copia as páginas como estão, sem recomprimir imagens. Sem conta, dá para juntar 2 arquivos por operação; com conta grátis, 5; no Pro, 50. Se o PDF anual ficar pesado por causa de comprovantes escaneados, use comprimir PDF depois da junção, não antes.
Para montar a pasta de comprovantes de um ano com outras despesas da empresa, o texto prestação de contas: juntar comprovantes em um PDF mostra a mesma lógica de ordenação aplicada a reembolsos. Para o cadastro da empresa e o CNPJ, veja documentos do MEI e do CNPJ em PDF.
Se a empresa também emite notas de produto e precisa guardar essas notas no mesmo ano, o texto juntar notas fiscais (DANFE) em um PDF: passo a passo segue a mesma ordem por data. Mantenha os dois conjuntos em pastas separadas, porque cada um responde a uma pergunta diferente de quem confere.
Perguntas frequentes
Preciso guardar o recibo da DEFIS em PDF ou basta anotar o número?
Guarde o arquivo. O número do recibo ajuda a localizar a entrega no portal, mas quando um contador, um banco ou um órgão pede a prova, quem apresenta é o documento. Salve o recibo como o portal entregou, sem editar, e coloque o ano-calendário no nome do arquivo.
Posso juntar a DEFIS e os DAS pagos num único PDF por ano?
Pode, e é a forma mais simples de ter um arquivo por ano. Junte o recibo primeiro e depois os DAS na ordem dos meses. Lembre que juntar cria um arquivo novo: uma assinatura digital do documento original deixa de ser validada no resultado, por isso guarde também a cópia original de cada parte.
Por quanto tempo devo guardar as declarações do Simples Nacional?
Não há um número único que sirva para todo caso. Como referência, o prazo para a Receita lançar tributos costuma ser de cinco anos (CTN, arts. 150, §4º, e 173), mas ele depende do tipo de fiscalização, das exigências do seu contador e de eventuais discussões em andamento; confirme com ele. Na dúvida, mantenha o arquivo anual por mais tempo do que você acha que precisa, porque o custo de guardar é só espaço.
O recibo da DEFIS não aparece no portal. O que faço?
Confira primeiro o ano-calendário selecionado e se a declaração foi de fato transmitida, com o CNPJ certo no acesso. Se houve retificação, o sistema pode mostrar mais de um recibo: guarde todos e anote qual é o último. Se o problema continuar, procure o contador antes de transmitir de novo.