IR do espólio: documentos em PDF para juntar antes

Para juntar os documentos do imposto de renda de um espólio, reúna a certidão de óbito, os documentos do falecido e de quem responde pelo espólio, os informes de rendimentos e os comprovantes de bens e dívidas. Junte por assunto e confira os valores antes de preencher o programa. A lista exata depende do ano-base e das instruções da Receita.

Quem cuida da declaração do espólio

A declaração do espólio cobre os bens e direitos da pessoa que morreu, e quem a apresenta é quem responde pelo espólio no processo de inventário. Antes de reunir papéis, confirme quem está habilitado a assinar e a transmitir, porque essa pessoa é quem responde à Receita caso haja uma notificação.

Se o inventário ainda não tem o responsável formal, esse ponto precisa ser resolvido antes da declaração. Documentos bem organizados não substituem a definição de quem responde pelo espólio.

Organize a papelada em grupos

Passo a passo para montar o conjunto

1. Leia as instruções da Receita para o ano-base e marque a lista de documentos aplicável. Esse é o único lugar onde a lista oficial está.
2. Baixe em PDF os informes e extratos que existem em formato digital. Para papel, use a ferramenta de imagem para PDF e confira a legibilidade.
3. Junte os documentos de cada grupo com a ferramenta de juntar PDF. Um arquivo por grupo facilita a conferência com o programa.
4. Confira os valores de cada informe contra o que você pretende declarar. Uma diferença de centavos já indica que é preciso revisar a origem.
5. Guarde os arquivos finais com o nome do ano-base e do grupo, em uma pasta só. Se a Receita pedir comprovação, você localiza tudo em minutos.

O que vale a pena conferir antes de fechar

Veja se a certidão de óbito traz a data que você vai informar, se os informes são do mesmo ano-base e se os bens listados aparecem nos documentos de origem (dinheiro esquecido em banco, por exemplo, pode ser consultado como em valores a receber do Banco Central). Escrituras e contratos precisam estar completos, com todas as páginas. Um contrato sem a última página de assinaturas pode ser recusado como prova.

Se algum documento foi emitido em nome de outra pessoa, como um informe de rendimentos de um cônjuge, registre isso junto ao arquivo. A declaração do espólio trata apenas dos bens e rendimentos do falecido, e a separação precisa estar clara no papel (os documentos de cada herdeiro seguem outro roteiro, em habilitação de herdeiros em PDF).

Quando um documento é digital e assinado

Muitos documentos chegam hoje como PDF assinado digitalmente, como escrituras feitas por meio eletrônico ou certidões emitidas online. Esses arquivos não devem ser juntados com outros, porque a junção cria um documento novo e a assinatura de um dos arquivos de origem deixa de valer. Guarde cada um como veio, em sua própria pasta, e use a cópia assinada sempre que a Receita pedir o original digital.

Para uma explicação do que a assinatura protege e do que ela não garante, veja o guia PDF assinado digitalmente: por que não dá para editar.

Cópias digitalizadas e o original

Uma foto legível de um documento serve para o seu arquivo e, muitas vezes, para envio. Mas a exigência pode ser de original ou de cópia autenticada, e isso depende do órgão que pede. Guarde os originais em local seguro e confira, antes de enviar, se a exigência aceita cópia simples. O guia Arquivo pessoal em PDF: como organizar documentos por ano mostra como manter essa organização para os anos seguintes.

Onde o AjustaPDF entra

O AjustaPDF junta, converte e comprime os documentos no servidor e apaga o arquivo processado assim que a resposta sai. Ele não preenche a declaração, não consulta a Receita e não confere valores com os informes. Se a sua foto de documento ficou escura ou torta, o guia Foto de documento para PDF: como converter sem perder a leitura ajuda a corrigir antes de juntar. Para a parte do inventário, veja documentos do inventário extrajudicial; para os informes, informe de rendimentos com senha e declaração de Imposto de Renda em PDF.