Inventário em cartório: quais documentos juntar em PDF
Documentos de um inventário extrajudicial organizados em blocos de pessoas, bens e tributos, com dicas para digitalizar, juntar e enviar ao cartório.
Um inventário extrajudicial, feito em cartório, reúne os documentos da pessoa que morreu (a começar pela certidão de óbito), dos herdeiros e dos bens. Peça ao tabelião a lista exigida, separe as cópias em blocos (pessoas, bens e tributos), digitalize cada bloco e junte-os na ordem que o cartório indicar. A lista do cartório manda; este guia mostra como montar o arquivo depois que ela existe.
Quando o inventário pode ser feito em cartório
A Lei 11.441/2007 criou o inventário extrajudicial, hoje previsto no Código de Processo Civil (art. 610) e regulado pelo CNJ. Em regra, ele cabe quando os herdeiros são capazes e concordam com a partilha, com advogado e escritura pública. Se houver herdeiro menor ou divergência entre as partes, o caminho costuma ser o judicial, embora regras recentes do CNJ tenham flexibilizado alguns casos, como o de testamento. Então, antes de juntar qualquer documento, confirme com o advogado e com o cartório que o seu caso cabe em cartório.
Os blocos de documentos
A maior parte do trabalho é separar. Cada tipo de documento tem uma função diferente, e o cartório confere cada grupo com uma pessoa ou um bem em mente (para organizar os documentos por herdeiro, veja habilitação de herdeiros em PDF). Quando tudo vai num arquivo só, fica difícil achar a certidão que faltou. Para outro dossiê que reúne papéis de imóvel, veja como juntar os documentos do CAR em PDF.
| Bloco | Exemplos comuns | Observação |
|---|---|---|
| Pessoas | Certidão de óbito, RG e CPF de cada herdeiro | Um arquivo por pessoa facilita a conferência |
| Estado civil | Certidão de casamento, pacto antenupcial se houver | Peça ao cartório a data de emissão aceita |
| Bens | Matrícula atualizada, contratos e documentos de veículos | Matrícula é emitida pelo cartório de imóveis |
| Tributos | Certidões negativas e guias de imposto de transmissão | O imposto de transmissão é estadual, e a guia varia por estado |
| Procuração e advogado | Procuração de quem não puder comparecer | Confira se o cartório pede a versão original ou digitalizada |
Montar cada bloco
- Digitalize cada documento em pé de página, com a folha reta e inteira. Um scanner ou o aplicativo de escanear do celular basta, e o resultado já sai em PDF.
- Junte as páginas de cada bloco com a ferramenta de juntar PDF. Nomeie o arquivo pelo bloco e pela pessoa ou bem, como
inventario-herdeira-rg.pdf. - Confira se nenhum documento ficou de fora comparando com a lista do cartório, item por item, antes de enviar o conjunto.
- Se o arquivo de um bloco passar do limite de envio, comprima-o. O nível médio costuma bastar para documento escaneado; use o nível leve se o cartório for imprimir.
Escaneado em preto e branco, uma página de documento costuma ficar leve. O peso vem das fotos coloridas e das plantas. Por isso, o mesmo conjunto pode ter tamanho muito diferente dependendo de como foi digitalizado. Se o cartório pedir um tamanho máximo, procure o número na lista ou no site do cartório e não confie em um valor de outra serventia.
O que o cartório confere e você não pode mudar
Uma cópia digitalizada não tem o mesmo peso de um original. O cartório decide se aceita a cópia simples, a autenticada ou o documento nato-digital, e isso depende do tipo de ato. Se um documento vier assinado digitalmente, a junção com outros arquivos invalida a assinatura do original no arquivo unido. Nesse caso, envie esse documento separado, mesmo que o cartório aceite um conjunto. A cópia digital de um testamento tem o mesmo limite: ela guarda o conteúdo, mas não vale como o original, como explica testamento particular em PDF.
Também não recorte selos, carimbos e códigos. Eles são a prova de que a cópia confere com o original, e um recorte apertado pode fazer o tabelião pedir uma nova cópia. Se a página tiver mancha ou sombra, refaça a digitalização em vez de tentar corrigir no editor.
Erros comuns no conjunto
- Herdeiro esquecido. Se há mais de um herdeiro, cada um precisa dos próprios documentos. Conferir a lista de nomes antes de enviar evita o retorno do cartório.
- Matrícula vencida. Certidão de imóvel precisa ser recente. Peça uma nova quando o cartório disser que a anterior não serve.
- Arquivos com o mesmo nome. Dois “documento.pdf” no mesmo envio geram confusão. Use o bloco e a pessoa no nome.
Onde o AjustaPDF entra
A ferramenta junta, comprime e reorganiza os arquivos que você já digitalizou, mas não substitui o advogado, o tabelião nem a plataforma de e-Notariado. Sem conta, dá para juntar 2 arquivos por operação; com conta grátis, 5. Para a matrícula do imóvel e o imposto da transmissão, veja os guias sobre matrícula do imóvel em PDF e ITBI e escritura em PDF, e, para o espólio, o de declaração de espólio. Para o dossiê de um imóvel que também envolve usucapião, veja o guia sobre usucapião extrajudicial. Para cartórios em geral, o guia sobre documentos de cartório em PDF trata das cópias simples, autenticadas e assinadas.
Perguntas frequentes
Quais documentos juntar para abrir um inventário em cartório?
Em geral, a certidão de óbito, os documentos pessoais de cada herdeiro, a certidão de casamento de quem era casado, a matrícula atualizada dos imóveis e as certidões negativas exigidas pelo cartório. A lista exata varia por cartório e por tipo de bem. Peça a lista por escrito antes de montar o arquivo.
O cartório aceita os documentos em um PDF só?
Alguns aceitam um arquivo único; outros pedem um arquivo por documento ou por pessoa. A pergunta certa é: como vocês querem receber? Se a resposta for em partes, separe em blocos como herdeiros, bens e tributos. Assim, cada parte pode ser reenviada sem refazer o conjunto inteiro.
Preciso converter as cópias em PDF pesquisável para o inventário?
Depende do que o cartório pede. Uma cópia escaneada é uma imagem, e o cartório lê a página do mesmo jeito. Se a equipe pedir que se possa buscar o nome de um herdeiro, rode o OCR no arquivo antes de assinar ou enviar, e confira uma busca simples depois.
Dá para fazer o inventário inteiro em cartório pela internet?
Algumas etapas podem ser feitas por meio eletrônico, pela plataforma e-Notariado, conforme o cartório. A escritura, porém, exige a presença das partes ou a assinatura nos termos que o tabelião indicar, e o advogado é necessário. Antes de montar o PDF, pergunte ao cartório quais documentos entram pela plataforma.