Usucapião extrajudicial: montar o dossiê de documentos em PDF

O dossiê da usucapião extrajudicial reúne a ata notarial, a planta e o memorial descritivo do imóvel, as certidões exigidas e as provas de notificação de quem tem interesse no terreno. Digitalize cada peça como um arquivo separado, use PDF pesquisável quando o texto importar e junte só o que o registro aceitar em um mesmo envio.

O que a lei pede e o que o dossiê precisa mostrar

A usucapião extrajudicial está prevista no artigo 216-A da Lei 6.015/1973, a Lei de Registros Públicos. O pedido é feito no cartório de registro de imóveis da região do bem, com advogado, e depende de provas de posse mansa e pacífica pelo tempo exigido em lei. Como o dossiê é avaliado peça por peça, a falta de uma única notificação pode travar todo o processo.

Montar a planta sem perder a leitura

A planta é a peça mais difícil de digitalizar. Ela costuma vir em formato grande, com linhas finas, cotas pequenas e carimbo de responsável técnico no canto. Digitalize em resolução que preserve essas linhas, sem recortar o carimbo, e salve em PDF. Se a planta estiver em vários quadros, mantenha cada quadro numa página e numere-as na ordem do desenho, para o registrador conseguir referenciar um quadro específico.

Depois de pronta, abra a planta em tela ampliada e confira três coisas: se a escala está visível, se as cotas dos vértices se leem e se o carimbo com o nome do profissional aparece inteiro. Se algum desses itens sumir na hora de comprimir, use o nível mais alto de qualidade disponível. Um arquivo um pouco maior é melhor do que uma planta que o registro não consegue ler.

Ordem recomendada do pacote

1. Monte cada peça isolada: ata, planta com memorial, certidões e provas. Nomeie cada arquivo com a peça e a data, como usucapiao-planta-memorial.pdf.
2. Use o OCR apenas nas provas escaneadas que o cartório vai procurar por texto. Faça isso antes de assinar qualquer arquivo, porque o OCR reescreve o PDF.
3. Junte as provas de posse em um arquivo, em ordem cronológica, com a ferramenta de juntar PDF. Esse é o bloco que mais cresce com o tempo.
4. Divida o conjunto de provas em partes, se o envio tiver limite de tamanho, com a ferramenta de dividir PDF. Cada parte deve ter um nome que diga o intervalo de páginas.

A ordem acima separa o que o registrador lê primeiro do que ele consulta depois. A planta e a ata são o núcleo; as provas são o suporte. Quando o pacote é entregue assim, quem confere sabe onde procurar cada coisa, e um pedido de complemento aponta para uma peça específica, não para o conjunto.

O que pode dar errado

• Certidão vencida. Certidão de imóvel e de distribuição precisam ser recentes; para a de ônus reais, veja como pedir e conferir a certidão de ônus reais. Confira a data antes de montar e de novo antes de enviar.
• Confrontante sem notificação comprovada. A carta sem o aviso de recebimento não prova nada. Anexe os dois juntos.
• Planta sem assinatura técnica. O memorial e a planta precisam da assinatura do profissional habilitado. Uma planta sem ela costuma ser devolvida antes de qualquer análise.

Revisar o dossiê antes de protocolar

Antes de enviar, faça uma revisão peça por peça, com a lista do cartório na mão. Para cada item, confirme que o arquivo existe, que a data de emissão está visível, que o nome do imóvel e o número da matrícula batem com a planta e com o memorial, e que a assinatura do profissional aparece. Esse cruzamento pega a maior parte dos erros, como uma matrícula de outro lote ou um memorial com área diferente da planta. Para um conjunto de documentos profissionais, veja inscrição em conselho profissional: documentos em PDF.

Depois da revisão, mantenha uma cópia de tudo com a data do envio. Se o registrador pedir um complemento, você responde apenas a peça indicada, sem reenviar o conjunto inteiro, e a cópia com a data prova o que foi entregue e quando. O advogado deve acompanhar essa etapa, porque o pedido de complemento tem prazo.

Onde o AjustaPDF entra

A ferramenta organiza, junta, divide e comprime as peças, e faz o OCR das provas escaneadas quando o cartório pede texto pesquisável. Ela não faz a ata, não confere a planta e não substitui o advogado nem o registrador. Sem conta, dá para juntar 2 arquivos por operação; com conta grátis, 5. Para a matrícula, o guia sobre matrícula do imóvel em PDF, e, para outras formas de regularizar, os de Reurb e habite-se complementam este. Para o caso de um inventário com imóvel, o guia sobre inventário em cartório mostra a organização por blocos, e o de documentos de cartório trata das cópias aceitas.