Loja: juntar nota fiscal e termo de garantia em um PDF

Uma compra com nota e garantia gera dois documentos, e o cliente costuma guardar só um. Juntar os dois num único PDF resolve isso: a nota fiscal vem primeiro, como comprovante de compra, e o termo de garantia em seguida. Juntar copia as páginas como estão, sem recompressão, então o texto e as imagens do termo não mudam.

Por que um arquivo só

Quando o cliente recebe dois anexos, um deles quase sempre se perde. Na hora de acionar a garantia, a pergunta é sempre a mesma: onde está a nota? (Em compra na Amazon ou na Shopee, a nota costuma vir do vendedor: veja nota fiscal da Amazon e da Shopee.) Um arquivo com a nota na primeira página e o termo logo depois responde as duas coisas ao mesmo tempo, e o cliente encaminha um arquivo só para a assistência técnica.

A loja também ganha. O arquivo final é o registro da venda que ela guarda, e não uma pasta com dois PDFs de nomes parecidos. Quando alguém pede a segunda via, basta um envio.

A ordem das páginas

A nota fica na frente porque é a primeira coisa que alguém procura em uma troca ou numa devolução, que tem nota própria. O termo vem depois, porque é o que explica o que a garantia cobre. Se a loja tem comprovante de entrega, ele fecha o arquivo, mas não é obrigatório para a montagem.

De onde vem a nota em PDF

A nota fiscal eletrônica é emitida em XML, e o PDF que o cliente recebe é a representação gráfica dela, o DANFE. Quem gera esse PDF é o sistema emissor ou o programa de notas da loja. Se o sistema só entrega o XML, a montagem não começa ali: o DANFE precisa ser gerado antes; para entender qual dos dois a loja deve guardar, veja XML da NF-e ou DANFE em PDF. Esta ferramenta não faz essa conversão, e o caminho para o arquivo é o próprio emissor. Para o passo a passo do DANFE e da organização das notas, veja juntar notas fiscais (DANFE) em um PDF.

O que o termo precisa dizer

O termo de garantia serve para o cliente saber o que está coberto, por quanto tempo e como acionar a garantia. Quem comprou no Mercado Livre encontra a nota nos detalhes da compra: veja nota fiscal do Mercado Livre pelo celular. Um termo claro tem poucos elementos, todos fáceis de conferir:

• Identificação do produto. Modelo, número de série ou IMEI quando houver, e a data da compra, que deve bater com a nota.
• Prazo e início da contagem. Diga a partir de quando o prazo começa a contar, porque a data da nota e a da entrega podem ser diferentes.
• O que fica de fora. Danos por queda, líquido ou mau uso precisam ser descritos com clareza, sem termos vagos.
• Como acionar. Endereço, canal de atendimento e documentos que o cliente deve levar.

Um ponto que costuma gerar dúvida: o termo complementa a garantia legal do Código de Defesa do Consumidor, não a substitui. Por isso, o texto não deve tentar encurtar um direito que a lei já garante. Quando a dúvida for sobre o prazo de um produto específico, confirme antes de imprimir o modelo.

Quanto pesa o arquivo final

O peso depende do que está dentro das páginas. A tabela abaixo mostra o resultado de um teste com uma página A4 de exemplo, feito com o motor do AjustaPDF; em outro conteúdo os números mudam. Um termo feito no Word, só de texto, quase não muda ao ser comprimido, porque já é pequeno.

A diferença está nas imagens. Se o termo tem fotos do produto ou uma digitalização de formulário, elas são o que pesa, e é a compressão no nível média que costuma reduzir o arquivo sem tirar a leitura. Quando o arquivo já é só texto, comprimir não traz ganho, e o peso que importa é o do envio.

Envio pelo canal da loja

Para o e-mail, o Gmail passa a mandar um link do Drive quando o anexo ultrapassa 25 MB, e um PDF de nota com termo raramente chega a esse tamanho. No WhatsApp, o cuidado é outro: o arquivo precisa ir como documento, e não como foto. O caminho para isso está em como enviar PDF pelo WhatsApp sem ele chegar como foto, e, para o e-mail, o problema de anexo grande tem solução própria em o que fazer quando o PDF não anexa no Gmail.

Muitas vendas por dia

Uma loja com movimento monta um PDF por venda, e o limite diário conta. No plano sem conta, são 3 operações por dia; com conta grátis, 10; no Pro, 500. Cada operação aceita 2, 5 ou 50 arquivos, conforme o plano. Para uma venda com nota e termo, bastam dois arquivos por operação, então a conta grátis já dá conta de dez vendas por dia.

Onde a ferramenta ajuda e onde não ajuda

O AjustaPDF junta os dois documentos na ordem escolhida e, se preciso, comprime o resultado. Ele não gera o DANFE a partir do XML, não valida a nota e não escreve o termo de garantia. Esses três passos são da loja e do contador. Para a montagem, use juntar PDF; se o arquivo ficar pesado, o nível de comprimir PDF resolve sem a loja precisar de outro programa.