Orçamento profissional em PDF: como montar a partir do Word

Para fazer um orçamento profissional em PDF, use um modelo no Word com o cabeçalho da empresa, uma tabela com item, quantidade, valor unitário e total, a condição de pagamento escrita por extenso e o prazo de validade. Exporte como PDF com fontes comuns e revise a última página antes de mandar.

Monte o modelo uma vez e use sempre

Um orçamento que parece profissional não depende de design sofisticado. Depende de consistência: a mesma ordem de informações, o mesmo cabeçalho e os mesmos nomes de campos em todas as propostas. Quando o cliente recebe três orçamentos de uma empresa e eles têm estrutura diferente, a leitura fica mais lenta e a comparação, mais difícil.

Um modelo bom tem cinco blocos, nesta ordem: identificação da empresa com CNPJ e contato, identificação do cliente, descrição do serviço ou produto, tabela de valores e condições (para uma lista de materiais enviada a vários fornecedores, veja lista de materiais de obra em PDF). Coloque a data de emissão e o número do orçamento no topo, porque é isso que o cliente vai procurar quando voltar a falar com você. Numa clínica, o orçamento pode ir junto com a radiografia: veja radiografia e orçamento odontológico em um PDF só.

Fontes, tabelas e quebras de página

A diferença mais comum entre o Word e o PDF aparece nas fontes. Se o seu modelo usa uma fonte rara e ela não está instalada no computador de quem abre, a linha pode quebrar em outro lugar. Para evitar, use Arial, Calibri, Times New Roman ou Cambria. Na conversão feita pelo AjustaPDF, essas fontes são trocadas por equivalentes com as mesmas medidas, então a paginação costuma ser a mesma do documento original.

• Largura da tabela. Defina a largura em porcentagem da página, não em centímetros fixos. Assim ela acompanha a margem em qualquer modelo de papel.
• Linhas que não devem partir. Um item com descrição longa não deve ser cortado no meio entre duas páginas. Se o orçamento tem mais de uma página, repita o cabeçalho da tabela no topo de cada uma.
• Última página. A assinatura, o total e a validade não podem ficar sozinhos numa folha. Se isso acontecer, reduza o espaçamento antes do bloco final.

Três formas de gerar o PDF

Você não precisa de um programa específico. A escolha depende de onde o documento foi escrito e de quem vai gerar o arquivo final. A tabela resume as três opções.

A conversão com a ferramenta de Word para PDF usa o LibreOffice no servidor e devolve texto selecionável, imagens e quebras de página do documento. Ela não executa macros nem baixa imagens ligadas a endereços da internet, então um modelo com logotipo precisa ter o logotipo dentro do arquivo.

Passo a passo para um orçamento limpo

1. Preencha o modelo com dados reais, sem campos entre colchetes ou textos de exemplo que você esqueceu de apagar.
2. Escreva o total e as condições por extenso quando o valor for alto ou o pagamento for parcelado. Evita a discussão sobre um zero a mais.
3. Confira a soma de cada linha e do total. Faça a conta com a fórmula da própria tabela, não de cabeça.
4. Exporte para PDF e abra o arquivo em outro leitor, de preferência no celular, porque é como muita gente vai receber.
5. Confira a última página e veja se o número do orçamento aparece em todas as folhas.
6. Guarde o .docx com o mesmo nome para a revisão futura.

Quando o orçamento fica pesado

Logotipo em alta resolução e fotos de produto podem levar o PDF a vários megabytes, o que atrapalha o envio por e-mail. Antes de comprimir, troque a imagem do logotipo por uma versão menor, se o original for muito maior que o espaço que ele ocupa. Depois, comprima o arquivo com o nível médio, que reduz as imagens para 150 DPI e costuma manter a leitura boa em tela e em e-mail. Se o orçamento for só texto e tabela, ele já deve estar pequeno e a compressão não muda muito. Para um manual com muitas imagens, veja manual do produto em PDF navegável.

Para o cliente aprovar e assinar, o caminho depende da forma (um caso com sinal para reservar a data está em orçamento de maquiadora com sinal e agenda em PDF). Se você só quer um aceite com a sua assinatura no documento, use o assinar PDF. Se ele também precisa assinar de volta e você quer o registro de quem assinou, o pedido de assinatura gera o link de cada parte.

O orçamento em PDF vale como proposta. A validade do que foi oferecido depende do que está escrito nele e do aceite do cliente. Por isso, o prazo de validade e as condições de cancelamento devem estar no próprio documento, e não só na conversa de WhatsApp.

Para uma tabela de preços fixa de um serviço, que não muda a cada cliente, veja tabela de preços de serviços em PDF. Se você já tem um modelo de proposta mais longo, o guia de proposta comercial em PDF mostra como organizar a parte de escopo e cronograma. Se o PDF sair com outra fonte, veja Word para PDF trocou a fonte; e, para escolher entre mandar .docx ou PDF, DOCX ou PDF para enviar. Para salvar o Word com menos peso antes de enviar, o guia sobre Word em PDF leve trata das imagens e das fontes incorporadas. Para um serviço com mão de obra, materiais e deslocamento, veja orçamento de eletricista em PDF.