Relatório mensal com partes de várias áreas em um PDF

Para juntar um relatório mensal com partes de várias áreas, combine a ordem final com todas as áreas antes de começar, confira o tamanho de cada arquivo contra o limite do seu plano e junte tudo em uma operação só. Depois de juntar, comprima o resultado se ele estiver pesado. Juntar primeiro e comprimir depois é a ordem que dá o menor arquivo final.

Antes de juntar: combine o formato com todas as áreas

A junção em si é simples. O trabalho começa antes, porque cada área costuma mandar uma coisa diferente: um arquivo em Word, outro em planilha exportada, um escaneado de cabeça para baixo. Peça com antecedência que todos enviem PDF, com um nome no padrão que você escolher, por exemplo área, mês e versão. Quem recebe a junção não precisa adivinhar qual arquivo é o último.

Se uma área entrega planilha, exporte cada aba para PDF antes de juntar. A conversão de Excel para PDF pode gerar uma página por aba, ajustada ao tamanho dela, e isso evita que uma tabela larga seja cortada em duas folhas (se mesmo assim cortar, veja Excel para PDF cortou colunas). Para imprimir em A4, a configuração de impressão da própria planilha continua sendo a referência.

O que a junção preserva e o que deixa de fora

Juntar um relatório não é só colar páginas. Algumas coisas do arquivo de origem ficam para trás, e vale saber quais antes de entregar o documento à diretoria.

A tabela resume o que o motor deixa de fora ao juntar: marcadores, camadas, rótulos e metadados do documento. Os dois últimos itens costumam passar despercebidos, porque o relatório abre normalmente. O efeito aparece depois, quando alguém procura o título no painel de propriedades ou tenta navegar pelo sumário lateral. Para o relatório financeiro de uma igreja ou associação, veja igreja ou associação: montar o relatório financeiro em PDF.

Ordem: decida antes de selecionar

O documento final segue a ordem em que os arquivos foram selecionados na operação. Um modelo que funciona bem é este: capa, sumário em uma página, resumo executivo, depois uma seção por área, sempre na mesma sequência de todo mês. Se a sequência é fixa, a diretoria aprende a achar cada área no mesmo lugar, e você não precisa reorganizar o arquivo a cada entrega.

Se alguém mandou a parte da área fora de ordem, não refaça a junção inteira. Abra o PDF já juntado com a ferramenta de organizar páginas e arraste as miniaturas para a posição certa, ou escreva a nova ordem de números. As páginas são copiadas sem reprocessamento, então o texto e as imagens não mudam.

Tamanho: some antes e confira o limite

O arquivo juntado pesa aproximadamente a soma dos originais, porque as páginas são copiadas sem recompressão. Por isso, some os tamanhos antes de juntar e veja se algum arquivo já passa do limite. O limite é por arquivo enviado: um anexo acima de 25 MB não entra sem conta, mas entra com conta grátis, que vai até 50 MB.

Se o total fica pesado, a compressão é o passo seguinte, e ela faz diferença nas páginas com imagem. Em um teste com uma página A4 de exemplo, uma página escaneada a 300 DPI em tons de cinza passou de 2,5 MB para 462 KB no nível médio e para 157 KB no forte. Uma página de texto feita no Word, com vetores, quase não mudou. Os resultados variam com o conteúdo, então confira o arquivo final.

O nível leve quase não mexe nessas páginas. Quando a saída não fica menor, o motor devolve o arquivo original, então você nunca perde tamanho sem querer. Se o relatório precisa caber em um limite exato, o nível “Até um tamanho” tenta leve, médio e forte, nessa ordem, e entrega o primeiro que caiba. Se o mesmo roteiro se repete todo mês, juntar, comprimir e proteger numa execução só economiza passos. Veja também o guia sobre a ordem certa de juntar, comprimir e proteger para decidir quando cada etapa entra.

O que pode dar errado

• Área que envia só fotos. Um relatório fotográfico em JPG ou HEIC precisa virar PDF antes. Use a conversão de imagem para PDF e escolha A4 ou Carta, porque no modo de tamanho da própria imagem a foto fica quase em 72 DPI e a compressão mexe pouco nela.
• Versão errada de uma área. A junção não compara versões. Antes de rodar, confira no nome do arquivo o mês e a versão de cada parte.
• Formulário achatado. Se você comprimir em média ou forte, os campos de formulário viram texto fixo. Se a área ainda vai preencher algo, faça isso antes.
• Limite do plano estourado no meio. Com o plano sem conta, cada operação aceita 2 arquivos. Junte em rodadas e guarde os resultados intermediários.

Onde o AjustaPDF entra

O AjustaPDF resolve as etapas mecânicas: juntar na ordem escolhida, conferir páginas, comprimir e, se o relatório for confidencial, proteger com senha no fim. As decisões sobre o conteúdo e a ordem continuam com quem monta o relatório. Para a junção em si, a ferramenta de juntar PDF faz o trabalho, e a compressão cuida do peso quando ele passa do que a diretoria aceita.