Certidões negativas num PDF só: o que conferir antes de juntar
Como montar um dossiê de certidões negativas em PDF único: conferir cada uma no órgão emissor, criar índice, juntar na ordem e checar prazos antes do envio.
Um dossiê de certidões negativas reúne documentos de órgãos diferentes, como a Receita Federal, o estado, a Justiça do Trabalho e o FGTS. Para enviar como um arquivo só, junte as certidões depois de conferir cada uma no site do emissor, com a data de validade e a assinatura intactas, e crie uma página de índice no começo. O resultado é um PDF único e fácil de conferir.
Confira cada certidão antes de juntar
A ordem importa. Juntar primeiro e conferir depois é o erro que mais causa retrabalho, porque, depois da junção, a assinatura digital de cada certidão já não é verificável no arquivo montado. Por isso, o primeiro passo é consultar cada documento no órgão que o emitiu, na data em que você vai enviar. Se o pedido inclui as certidões de distribuição da Justiça, a regra é a mesma.
| Certidão | Onde conferir | Erro frequente |
|---|---|---|
| Federal (Receita Federal e PGFN) | Código de verificação no próprio documento | Certidão positiva com efeito de negativa tratada como negativa |
| Estadual | Site da secretaria de fazenda do estado | Certidão de outro estado no lugar da certidão do domicílio |
| Trabalhista | Consulta no site da Justiça do Trabalho | Documento vencido guardado de uma emissão antiga |
| FGTS | Consulta no site da Caixa | Print da tela, sem o documento emitido |
A tabela é um roteiro, não uma lista oficial. Quais certidões são exigidas, com que nome e em que prazo, é definido pelo edital, pelo contrato ou pelo órgão que vai receber o dossiê. Use o roteiro para não esquecer nenhuma, e a exigência para decidir o que entra. A certidão de falência da empresa sai do tribunal da sede, como em certidão negativa de falência em PDF.
Monte o dossiê em ordem
Um dossiê fica fácil de conferir quando a ordem é a mesma da lista de exigências. Depois de baixar as certidões, siga estes passos:
- Renomeie cada arquivo pelo órgão e pela data. Algo como “01-federal-2026-10” deixa a pasta legível para quem confere.
- Crie a página de índice. Um documento de uma página, feito no Word, lista as certidões, o número da página onde cada uma começa e a data de validade. Converta com Word para PDF.
- Junte na ordem da lista. Use juntar PDF com o índice na frente e as certidões na ordem indicada. Confira a contagem de páginas contra o índice antes de seguir.
- Guarde os originais. Mantenha as certidões separadas, cada uma como foi baixada. Se o órgão pedir a original depois, ela já está pronta.
Marcadores, assinatura e prazo: o que a junção muda
Juntar é uma operação simples, mas tem três efeitos que vale conhecer. O primeiro é a perda de marcadores: se as certidões vieram com marcadores de navegação, eles não sobrevivem à junção. O índice em página resolve isso. O segundo é a perda da assinatura de origem: o arquivo montado é um documento novo, e a verificação precisa ser feita nos originais. O terceiro é o prazo: uma certidão válida hoje pode vencer até o envio. Por isso, monte o dossiê no mesmo dia do envio, e não semanas antes.
Para o cálculo do tamanho, lembre que cada arquivo tem o seu limite. O AjustaPDF aceita arquivos de até 25 MB sem conta, 50 MB com conta grátis e 200 MB no Pro, e o número de arquivos por operação é 2, 5 e 50 nesses planos. Esses são os limites da ferramenta; o destinatário pode ter um limite próprio, que aparece na tela de envio.
Quando comprimir e quando não comprimir
Certidões são geralmente pequenas, e comprimir raramente é necessário. Se o dossiê passou do limite, comprima o arquivo final, e não cada certidão. O nível média, de 150 DPI, é o ponto de partida, e o forte, de 72 DPI, deixa carimbos e selos menos nítidos. A compressão também regrava o arquivo, então a assinatura de origem pode deixar de valer. Se a certidão tem assinatura verificável, confira-a antes de comprimir e depois de comprimir.
O que o AjustaPDF não faz neste caso
A ferramenta junta, organiza e comprime os arquivos. Ela não consulta certidões nos órgãos, não confirma se elas estão válidas e não verifica assinaturas digitais. A verificação fica com o site do emissor e, para assinatura com certificado ICP-Brasil, com o validador oficial. Para licitações e cadastros de fornecedor, os guias sobre documentos de licitação em PDF e SICAF mostram como as certidões entram no conjunto, e o de CNDT em PDF trata da certidão trabalhista. Se você está montando um dossiê para um processo, o guia sobre certidões para cidadania italiana em PDF mostra outra forma de organizar documentos com prazo de validade. Para conferir a certidão federal em si, veja como checar validade e código de controle da certidão da Receita.
Perguntas frequentes
Posso juntar certidões negativas de vários órgãos em um PDF só?
Pode, se o destinatário aceitar um arquivo único. Antes de juntar, verifique cada certidão no site do órgão emissor, porque juntar cria um documento novo e a assinatura digital de cada uma deixa de valer no resultado. Guarde também os arquivos originais, separados, para conferência.
Por que o PDF juntado perdeu os marcadores que eu tinha criado?
A junção copia as páginas, as anotações e os campos de formulário, mas não leva os marcadores, as camadas, os rótulos e os metadados do documento. Para navegar por certidão, crie uma página de índice no começo do arquivo, com o nome de cada órgão e o número da página onde ele começa.
Como sei se uma certidão ainda está dentro do prazo que o órgão pede?
A certidão traz a data de emissão e, em muitos casos, um prazo de validade ou um código para consulta online. Confira esses dados no próprio documento e no site do órgão emissor, na data em que for enviar. Uma certidão que estava válida na semana passada pode não aceitar mais o envio.
Dá para comprimir o dossiê de certidões para enviar por e-mail?
Dá, mas comprima depois de juntar, e só depois de conferir as assinaturas nos originais. O nível média reduz as imagens para 150 DPI, o que costuma manter a leitura de carimbo e selo. Como a compressão regrava o arquivo, ela também pode afetar a assinatura digital.