SICAF: como montar os documentos de habilitação em PDF
Como organizar as certidões e o contrato social para o SICAF: quando juntar em um PDF, quando mandar separado e o que fazer com certidão vencida. Passo a passo.
Monte um PDF por documento exigido, na ordem que o sistema pede, e junte apenas quando o campo aceitar um arquivo único para um conjunto de papéis. Certidões assinadas digitalmente perdem a validação ao serem juntadas, então guarde sempre a versão original de cada uma.
O que é o SICAF e por que a lista muda
O SICAF é o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores, o cadastro do governo federal onde empresas registram os documentos de habilitação usados em licitações e contratações. A lista exata não é fixa. Ela depende do tipo de contratação, do nível de cadastro que a empresa busca e do que o edital ou o órgão contratante exige naquele momento. Por isso, o ponto de partida é o edital e o manual do sistema, não uma lista copiada de outro guia; o cadastro de fornecedor numa prefeitura ou grande empresa tem o seu próprio kit de documentos em PDF.
Os documentos que costumam aparecer
Em geral entram o cartão CNPJ, o contrato social ou estatuto com as alterações, o documento de identificação de quem representa a empresa e as certidões de regularidade fiscal e trabalhista. Estaduais e municipais entram quando a contratação pede. A certidão negativa de falência, da qualificação econômico-financeira, sai do tribunal da sede, como mostra certidão negativa de falência em PDF. Em versões recentes do sistema, parte das certidões federais (Receita e PGFN, FGTS e trabalhista) é consultada pelo próprio SICAF nas bases de quem as emite, então confira no manual do Compras.gov.br o que ainda precisa subir como arquivo. Para saber como cada certidão sai, veja certidões negativas em PDF, a certidão trabalhista (CNDT) e o contrato social vindo da Junta Comercial. A tabela resume onde cada um costuma sair e o cuidado que pede antes de virar PDF.
| Documento | Onde costuma sair | Como se confere | Cuidado |
|---|---|---|---|
| Cartão CNPJ | Site da Receita Federal | Código de controle impresso | Confira se o nome e o número batem com o contrato social |
| Contrato social consolidado | Junta Comercial do estado | Registro na Junta, com assinatura digital em muitos casos | Alterações em ordem cronológica, ou a versão consolidada |
| Certidão federal (Receita e PGFN) | Site da Receita Federal | Código de autenticação na página | Vale só dentro do prazo impresso |
| Certidão de regularidade do FGTS | Site da Caixa | Código de autenticação na página | Confira a data de validade antes do envio |
| Certidão trabalhista (CNDT) | Site do Tribunal Superior do Trabalho | Código de autenticação na página | Cada certidão tem validade própria |
Passo a passo para montar o pacote
- Baixe cada certidão no site de quem emitiu, em PDF, e salve com o nome do documento e a data de emissão no arquivo.
- Abra cada arquivo sem senha e confira se a data de validade ainda não passou no dia do envio.
- Veja no sistema se cada documento tem campo próprio. Se tiver, envie separado e pule os passos seguintes.
- Se só existir um campo para várias certidões, junte na ordem que a lista do sistema pede, usando a ferramenta de juntar PDF.
- Abra o PDF final e confira página por página: nenhuma certidão pode ter sumido e nenhuma pode estar de cabeça para baixo.
Quando você junta, o PDF novo é outro documento. A assinatura digital de cada certidão deixa de aparecer como válida dentro dele, mas o código impresso em cada página continua verificável no site do emissor. Esse é o argumento que você leva se o órgão pedir a verificação. Se o edital exigir o original assinado, não junte: envie o arquivo como saiu do site.
Onde costuma dar erro
- Arquivo acima do limite. Digitalizações coloridas pesam muito. Reduza o tamanho antes, com cuidado para não perder a leitura do carimbo e da assinatura. Quando o limite não está no manual, a mensagem de erro é a fonte mais rápida. O caminho para encontrá-lo está em limite de PDF no gov.br, e-CAC e PJe.
- Página escaneada de lado. Gire a página antes de juntar, com a ferramenta de girar PDF, para que o avaliador não precise virar a tela.
- Senha de abertura. Um PDF que pede senha para abrir não é lido pelo sistema. Remova a senha só quando você tiver a senha correta, usando a ferramenta de desbloquear PDF, e nunca tente adivinhar uma.
- Filial. Em empresas com matriz e filial, o edital pode pedir certidões de cada estabelecimento em separado. Não presuma que um conjunto serve para os dois.
Antes de enviar: a conferência de cinco minutos
Abra o pacote final em um leitor comum, sem o editor do sistema, e confira três coisas: o nome da empresa e o CNPJ batem em todas as páginas, cada certidão está dentro da validade no dia do envio e nenhum arquivo ficou com nome genérico. Se algum desses pontos falhar, corrija antes de subir. Corrigir depois do envio exige um novo protocolo e costuma atrasar a análise.
Para comprimir ou juntar sem trocar a ordem, o AjustaPDF processa o arquivo no servidor e apaga o original logo após a resposta. Ele não valida certidão nem gera assinatura: a verificação continua no site do emissor. Para o que vem depois da habilitação, veja também documentos de licitação em PDF e nota de empenho e fatura em PDF.
Perguntas frequentes
Preciso juntar as certidões num PDF só para enviar ao SICAF?
Só quando o sistema tiver um único campo para um conjunto de papéis. Se houver um campo para cada documento, envie cada arquivo separado, porque assim cada certidão mantém a assinatura digital original. Confira a estrutura de envio no manual do sistema antes de montar qualquer pacote.
Uma certidão juntada num PDF continua valendo?
A validade da certidão está no próprio documento: o prazo impresso e o código de autenticação, que você confere no site do órgão que emitiu. O PDF montado é uma cópia de conveniência. Nele, a assinatura digital de cada certidão não aparece mais como válida, então o original continua sendo o arquivo de referência.
Onde descubro o limite de tamanho de arquivo no SICAF?
Não existe um número fixo que sirva de referência aqui, porque o limite pode mudar com o sistema. Ele costuma aparecer na mensagem de erro do envio ou no manual do fornecedor. Se o arquivo passar do limite, comprima antes sem perder a leitura e tente de novo.
Uma certidão vencida no meio do pacote invalida toda a habilitação?
Pode invalidar o item daquela certidão, porque cada uma tem prazo próprio e o órgão confere a data no momento da análise. Em vez de refazer o pacote inteiro, confira a validade de cada documento no dia do envio e substitua só a que venceu.