Nota de empenho e nota fiscal em PDF para receber do governo

Para receber, o fornecedor público precisa mandar a nota fiscal com o número do empenho visível, junto das certidões que o contrato exige. Monte um PDF para a nota, outro para as certidões e junte só quando o setor pedir um arquivo único para o conjunto. Nunca altere a nota ao juntar.

O que é a nota de empenho para quem vende ao governo

A nota de empenho é o documento que reserva o dinheiro para uma compra ou serviço. Ela é emitida pelo órgão público, não pelo fornecedor, e traz um número que identifica aquela despesa. Quando você entrega o produto ou presta o serviço, a nota fiscal precisa ser associada a esse número. É isso que faz o pagamento sair do lugar certo, por isso o empenho e a nota costumam andar juntos no pedido de pagamento; antes disso, o fornecedor precisa estar cadastrado, como mostra cadastro de fornecedor em PDF.

O empenho nem sempre chega em PDF. Ele pode vir por e-mail, pelo sistema de compras ou pela plataforma do órgão. Guarde a versão oficial e não redigite os números à mão em outro documento, porque um dígito errado gera uma devolução que parece burocracia, mas é só erro de digitação.

O pacote que costuma ser pedido

Em geral, o setor financeiro pede a nota fiscal ou a nota de serviço, a cópia do empenho, a ordem de fornecimento ou o termo de recebimento quando existir, e as certidões de regularidade que o contrato lista. A tabela mostra o que cada item costuma ser e o cuidado que pede na montagem. Para uma loja que entrega nota e garantia ao cliente, veja loja: juntar nota fiscal e termo de garantia em um PDF.

Antes de emitir: conferir o empenho

O empenho é o ponto de partida da cobrança, e a nota só bate com ele se os dados forem idênticos. Antes de emitir, confira o CNPJ do órgão e o seu, a descrição do item ou do serviço, a quantidade e o valor unitário. Se o órgão fez um reforço ou uma anulação do empenho, o valor disponível muda, e a nota precisa refletir o último ato registrado, não o primeiro que você recebeu.

Uma nota emitida com quantidade ou valor diferentes do empenho costuma voltar para correção, e a correção quase sempre exige cancelar e emitir de novo. Por isso, pergunte ao setor de compras quando houver dúvida e guarde a resposta por escrito. Um e-mail com o número do empenho confirmado economiza uma semana de devolução.

Passo a passo

1. Confirme com o setor financeiro se o pedido quer um PDF por documento ou um conjunto. Anote a resposta.
2. Salve a nota fiscal como foi emitida. Se ela veio em XML, use a versão em PDF gerada pelo emissor, não uma captura de tela (o guia da NF-e, DANFE e XML explica a diferença).
3. Verifique que o número do empenho aparece legível na página. Se a nota traz o número só num campo de observação, copie o que está no campo original, sem reescrever.
4. Junte nota, empenho e as certidões na ordem que o setor indicou, com a ferramenta de juntar PDF.
5. Abra o arquivo final e confira se as páginas da nota aparecem inteiras e na ordem certa.

Quando você junta documentos com assinatura digital, o arquivo resultante é uma cópia nova. A assinatura do emissor deixa de aparecer como válida, mas a chave da nota e o código das certidões continuam verificáveis nos portais oficiais. Se o setor exige o original, envie o arquivo como saiu do emissor, sem junção.

Onde o pagamento costuma travar

• Nota emitida em nome de outra empresa ou com CNPJ diferente do que consta no empenho. Confira antes de emitir, porque corrigir exige cancelamento. Conta bancária nova informada por e-mail também pede confirmação antes de qualquer pagamento, como em fornecedor que mudou a conta bancária.
• Certidão no limite da validade. Se a data de vencimento cair antes da análise, o documento precisa ser renovado. Renove antes de enviar a nota.
• Arquivo pesado demais. Digitalizações de termos de recebimento costumam ser o problema. Antes de comprimir, veja se o limite está no manual. Como referência geral, o guia como comprimir PDF sem perder qualidade explica o que muda no arquivo.

Se o pedido for de várias notas, veja como juntar notas fiscais em PDF, e para as certidões, certidões negativas em PDF. Para o que vem antes de emitir a nota, leia o guia sobre documentos de habilitação no SICAF. A ferramenta de juntar PDF do AjustaPDF só monta o arquivo: ela não confere se a nota está certa, não valida o empenho e não substitui o setor financeiro do órgão. A conferência final continua sendo sua, antes do envio.