Defesa em PAD ou sindicância: juntar os documentos em PDF

Para reunir os anexos de uma defesa em processo administrativo disciplinar ou em sindicância, separe as provas por assunto, converta o que estiver em papel ou foto, junte cada grupo na ordem em que a defesa os cita e confira o arquivo final página por página. A defesa é lida com os anexos ao lado do texto, então a numeração é o que permite à comissão achar cada prova.

Antes de converter, leia a intimação

A intimação ou a portaria que instaurou o processo diz o que pode ser apresentado, em qual forma e até quando. Esses dados vêm antes de qualquer PDF. Se a intimação fala em protocolo presencial, de nada adianta preparar um arquivo perfeito que só seria aceito por e-mail. Se o prazo está no documento, anote a data no calendário e não dependa de memória.

Procure também o número do processo, o nome completo do servidor e a matrícula, se houver. São esses dados que identificam o conjunto quando as páginas chegam separadas.

Organize a defesa em grupos

Passo a passo para montar o conjunto

1. Liste cada prova e escreva, ao lado, em qual parágrafo da defesa ela aparece. Se uma prova não aparece em nenhum parágrafo, ela provavelmente não precisa ser anexada.
2. Numere os anexos no texto da defesa na ordem em que você os cita. Essa numeração vai ser a ordem do PDF final.
3. Converta fotos e páginas digitalizadas com a ferramenta de imagem para PDF. Cada foto vira uma página, e um documento digitalizado precisa estar legível em 100% de zoom.
4. Junte cada grupo com a ferramenta de juntar PDF, na ordem dos anexos. A junção copia as páginas como estão, então o conteúdo não muda, mas os marcadores de navegação dos arquivos de origem não são mantidos.
5. Numere as páginas do conjunto com a ferramenta de numerar páginas, para que a comissão possa citar “folha 12” sem ambiguidade.
6. Se o órgão pede que cada página traga identificação, use a ferramenta de marca d’água com o número do processo. Confira que o texto marcado não cobre nenhuma informação da prova.

Cuidados com o original e a cópia

Uma cópia digital é só uma cópia. Se o órgão pede o original, ou uma cópia autenticada, a digitalização não substitui isso, e a intimação diz quando a exigência vale. Guarde o original em casa e envie a cópia legível no formato pedido. Quando a prova é um documento assinado digitalmente, junte-o com cuidado: uma assinatura digital de um dos arquivos de origem deixa de valer no arquivo juntado. Nesses casos, envie o documento assinado sozinho, sem junção.

O que a comissão precisa conseguir achar

Pense na comissão lendo a defesa com o PDF aberto ao lado. Ela precisa ir do parágrafo ao anexo sem procurar. Por isso, cada menção no texto deve ter o número do anexo, e cada anexo deve ter uma primeira página que diga o que é. Uma folha de rosto com o título do anexo resolve isso melhor do que qualquer ferramenta.

Evite anexar o que não foi pedido e o que não sustenta nenhum argumento. Um conjunto enxuto e bem numerado costuma ser lido com mais atenção do que um arquivo de centenas de páginas sem índice.

Quando o arquivo fica grande

Se o conjunto passar do limite do sistema, comprima antes de dividir. Em páginas A4 digitalizadas, o nível médio costuma reduzir bastante. Num teste com uma página A4 de exemplo, um scan de 2,5 MB ficou em 462 KB no nível médio. Se a prova é uma foto em que o detalhe importa, não passe do nível médio e prefira dividir o arquivo em dois. O guia Erro ao juntar PDF: arquivo protegido, corrompido ou grande cobre as causas mais comuns de falha na junção.

Onde o AjustaPDF entra

O AjustaPDF junta, numera e comprime no servidor, e apaga o arquivo processado assim que a resposta sai. Ele não escreve a defesa, não avalia a prova e não sabe qual é o prazo do seu órgão. Se o seu caso envolve outro tipo de processo, como um juizado, veja o guia Juizado especial sem advogado: como anexar provas em PDF. Para quem trabalha com um advogado, o guia Documentos para advogado em PDF: o que juntar e enviar traz uma lista de organização que serve aqui também. Para identificar cada prova no texto, veja numerar anexos como Doc 1, Doc 2, e para um processo em sistema eletrônico, PDF para o SEI.