eSocial doméstico: como juntar recibos e guias em PDF por mês
Como montar a pasta mensal do eSocial doméstico em PDF: recibo, guia do FGTS e comprovante de pagamento, na ordem certa e com cuidado com os dados da empregada.
A pasta mensal do eSocial doméstico reúne três coisas: o recibo de pagamento de cada mês, a guia DAE (o documento único do eSocial, que junta FGTS, INSS e demais encargos) e o comprovante de quitação. Para guardar tudo em PDF, monte um arquivo por mês com esses três documentos, na ordem em que foram pagos. Digitalize o que estiver em papel e junte o restante sem recomprimir.
O que entra na pasta e de onde vem cada papel
Nem todo documento do vínculo nasce no mesmo lugar. Parte é gerada pelo próprio sistema e já sai em PDF; parte é papel assinado que você precisa escanear; e parte é o comprovante do banco. A tabela mostra o caso mais comum, para você saber o que é preciso fazer com cada um.
| Documento | Quando surge | Como guardar |
|---|---|---|
| Recibo de pagamento | A cada mês, ao pagar | PDF do sistema ou scan do papel |
| Guia DAE (FGTS, INSS e demais encargos) | Mensal | PDF gerado pelo sistema |
| Comprovante de pagamento | Depois de quitar | PDF do banco ou print convertido |
| Termo de rescisão | Na dispensa | Scan do papel assinado |
O termo de rescisão, quando existe, é o documento que mais pede cuidado; o guia sobre rescisão (TRCT) em PDF trata dele em detalhe, e o de documentos de admissão em PDF cobre o início do vínculo, e o contrato de babá ou cuidador em PDF registra a rotina combinada com a família. O termo de rescisão costuma ser assinado em papel, e a cópia digital é só uma representação do que foi assinado. Por isso, guarde o original e use o PDF para consulta e para envio ao contador.
Um arquivo por mês, com a mesma estrutura
A regra que mais economiza tempo é repetir a mesma estrutura em todos os meses. O arquivo de março, por exemplo, sempre começa pelo recibo, segue para a guia DAE e termina no comprovante. Quando alguém pedir um mês específico, você encontra o arquivo pelo nome e sabe em que página está cada parte sem abrir os outros.
Dentro do ano, a pasta fica com doze arquivos e, se preciso, um arquivo anual que junta os meses na mesma ordem. O anual é útil para o contador e para a sua declaração, mas o mensal é o que você consulta no dia a dia.
Passo a passo para montar o mês
- Baixe primeiro o que já é PDF. A guia DAE e o recibo gerados pelo sistema saem limpos. Baixe-os antes de qualquer outra coisa, porque são os que mais dão trabalho para recuperar depois.
- Escaneie o que está em papel. Use uma folha por vez, com a assinatura inteira visível. Um guia sobre o tema está em escanear documento com celular.
- Converta as imagens em PDF. A ferramenta de imagem para PDF embute cada página como está. Se o arquivo ficar pesado, a compressão no nível média resolve na maioria dos casos, porque em A4 (o padrão) a foto mantém todos os pixels.
- Junte na ordem do pagamento. Use a ferramenta de juntar PDF com recibo, guia DAE e comprovante do mês, nessa sequência.
- Nomeie pelo mês e pelo tipo. “2026-03-esocial-domestico.pdf” é suficiente. Evite o nome do empregado no arquivo, para que um e-mail mal endereçado exponha menos.
- Guarde uma cópia fora do computador. Pendrive ou nuvem com acesso restrito. A pasta do ano é a sua prova se algo for questionado.
O que pode dar errado
Um problema comum é o recibo digitalizado sair torto, com parte do valor cortada. Antes de juntar, abra a página em tela cheia e confira o valor líquido, a competência e a data. Se estiver torto, corrija o escaneamento, porque a ferramenta junta o que recebe e não corrige a imagem. O assunto da inclinação está em scan torto no PDF. Para a folha de ponto mensal do empregado, veja como assinar e arquivar a folha de ponto em PDF.
O segundo problema é a senha. Um holerite protegido só abre com a senha de quem emitiu, e não há como contornar isso sem ela. O caminho é pedir a senha antes de arquivar, e não depois.
Cuidado com dados de terceiros
A pasta do eSocial doméstico tem CPF, salário e endereço de outra pessoa. Quando você é o empregador, a responsabilidade pelo que faz com esses dados é sua. Antes de enviar qualquer arquivo a um site de PDF, confira o que ele guarda, como explica o guia sobre LGPD ao enviar documento para um site.
Onde o AjustaPDF entra
A parte mecânica do mês, que é juntar e converter, pode ser feita aqui. O arquivo é processado no servidor e apagado assim que a resposta sai, a não ser nos casos de pedido de assinatura, que não se aplicam a esta pasta. O que você guarda, por quanto tempo e com quem compartilha continua sendo decisão do empregador.
Perguntas frequentes
Recibo de pagamento assinado à mão pode ser digitalizado em PDF?
Pode, e é o caminho mais comum para quem paga em papel. Digitalize a página assinada com boa luz, sem cortar a assinatura, e guarde o original em papel pelo tempo que o seu contador indicar. A cópia em PDF prova o conteúdo, mas não substitui a assinatura digital, que só existe se o documento foi assinado assim desde o início.
Como abrir o holerite da empregada doméstica que veio com senha?
Use a senha que você já tem, que costuma ser informada pelo sistema ou por quem emitiu o documento. Com ela, a ferramenta de desbloquear PDF gera uma cópia sem senha. Se você não sabe a senha, a ferramenta não a descobre; peça a informação a quem emitiu o recibo.
Por quanto tempo devo guardar os recibos e guias do eSocial doméstico?
Enquanto durar o vínculo e pelo período em que ainda possa haver cobrança ou fiscalização. Esse prazo depende da legislação trabalhista e previdenciária e do caso concreto, então confirme com um contador ou com o advogado trabalhista antes de descartar qualquer papel do contrato.
Posso mandar a pasta mensal do eSocial doméstico por e-mail ao contador?
Pode, mas a pasta traz CPF, salário e dados de terceiros. Mande apenas o necessário no período, em um PDF por mês, e evite anexar fotos de documentos de identidade junto. Antes de usar um site para processar esses arquivos, leia o que a empresa guarda e por quanto tempo, porque você responde pelos dados de quem trabalha com você.