Word para PDF: o que muda em equações, caixas de texto e campos

Ao salvar um Word como PDF, texto e fotos quase sempre chegam iguais. O que muda são os elementos que dependem do programa: equações antigas, SmartArt, caixas de texto presas a parágrafos e campos como sumário, data e número de página, que mostram o último valor gravado no arquivo. Atualize os campos antes de gerar e confira esses quatro pontos no PDF final.

Por que o PDF pode sair diferente do que você vê

Há dois caminhos para gerar o PDF, e eles não usam o mesmo motor. Se você escolhe Arquivo › Salvar como (ou Exportar) › PDF no próprio Word, quem decide a paginação é o Word. Se envia o .docx (ou um .docm, cujas macros não rodam na conversão, como em DOCM, XLSM e DOTX) para um conversor online, quem abre e exporta é o LibreOffice. Para texto corrido, o resultado é praticamente o mesmo. Para elementos flutuantes e campos, a diferença aparece.

Esse detalhe importa mais que qualquer configuração. No conversor online, as fontes comuns do Office são trocadas por equivalentes de mesma largura, como Liberation, Carlito e Caladea, e a paginação costuma bater; o motivo dessa troca está em DOCX para PDF sem Word instalado. Quando ela precisa bater ao centímetro, por exemplo num formulário ou num anexo com numeração fixa, exporte pelo Word. Quem usa o Google Docs como editor encontra a mesma escolha em Word ou Google Docs para exportar PDF.

Equações: nativas ou do editor antigo

Uma equação feita com o recurso atual de equações do Word é um objeto de texto matemático, como as de um relatório de laboratório (relatório de laboratório em PDF: tabelas e gráficos). Ao virar PDF, ela entra como desenho vetorial, então amplia sem serrilhado e o conteúdo continua pesquisável na maior parte dos leitores. Já o Editor de Equações 3.0, usado em documentos de versões antigas, costuma ser gravado como objeto incorporado. Nesse caso, a fórmula pode sair com outra fonte ou com a resolução do objeto original.

Como saber qual é o seu caso: clique na equação. Se aparecer a aba Equação com opções como Símbolos e Estruturas, é o recurso nativo. Se aparecer uma janela própria, é o editor antigo. Para o antigo, a saída mais segura é reescrever a fórmula com o recurso atual antes de exportar.

SmartArt, formas e caixas de texto

SmartArt é um desenho montado a partir de textos, e não um parágrafo. Em alguns casos o texto dentro dele é preservado e pesquisável; em outros, ele sai como grupo de formas com o texto por cima. Caixas de texto ancoradas a um parágrafo são mais previsíveis, mas podem mudar de posição quando a quebra de linha anterior muda. Por isso, a regra simples é verificar a página, não confiar no que aparecia na tela do Word.

Campos: sumário, data e número de página

Um campo é uma instrução que o Word executa para calcular um valor. O sumário guarda a lista de títulos com os números das páginas no momento em que foi criado ou atualizado. A data mostra a data da última atualização, e o número de página, a página que o Word calculou ao abrir. Quando você edita o texto e não atualiza, a exportação leva os valores antigos para o PDF. O conversor online também não recalcula campos: o sumário sai com os números que estavam gravados no .docx.

Para atualizar tudo de uma vez, pressione Ctrl+A e depois F9 no Windows. No Mac, selecione tudo com Cmd+A e pressione F9, com a tecla Fn se necessário. Depois disso, percorra o sumário com os olhos antes de salvar. Se o sumário precisa ser clicável no PDF, veja o guia sobre sumário clicável que sumiu.

Checklist antes de exportar

1. Atualize os campos. Ctrl+A e F9, e confira o sumário e as datas.
2. Abra o original no Word e no leitor de PDF lado a lado. Compare a página de cada elemento flutuante.
3. Troque o editor antigo de equações por equações nativas quando a fórmula for importante, o que evita fórmulas quebradas numa lista de exercícios para a turma.
4. Busque uma palavra do SmartArt no PDF com Ctrl+F. Se não achar, o texto ficou como desenho.
5. Confira a última página. Muita coisa se desloca quando a última linha muda de página.

Se o documento tem links e marcas de revisão, o mesmo cuidado vale para eles: o guia sobre Word para PDF com links cobre esse caso, e a limpeza de comentários está em marcas de revisão no PDF.

Onde o AjustaPDF entra

Para um documento de texto, sem elementos flutuantes, a conversão no Word para PDF do AjustaPDF é rápida e não exige o Word instalado. Ela aceita DOC, DOCX, ODT, RTF e TXT, e recebe vários arquivos de uma vez, com um PDF para cada, e o LibreOffice, não o Word, faz o desenho das páginas. Para equações, SmartArt ou um sumário que precisa bater página a página, exporte no próprio Word e use o conversor só como alternativa. Para saber se alguma fonte foi trocada, veja como ver quais fontes um PDF usa. O desenho vetorial que o PDF guarda para as fórmulas é o mesmo que mantém o texto nítido em qualquer zoom.